Home office para Contadores: principais dicas

Não só o Brasil, mas o mundo, passa por um tempo  atípico, que exige de todos uma quebra de paradigmas , criatividade, inovação e reestruturação, para se adaptar à nova realidade diante dos cuidados que o momento exige.  A prioridade é conter uma pandemia, portanto, resguardar a saúde coletiva. No entanto, a economia não pode parar e para tanto, um novo formato de relações profissionais precisou ser adotado. Todos os segmentos precisaram se adaptar e como  não poderia deixar de ser, o universo contábil também . E é por isso que vamos tratar aqui das principais dicas para um home office para contadores.

O sistema de home office se tornou praticamente obrigatório, mesmo que de forma temporária e dessa forma para os contadores não poderia ser diferente. E como essa realidade nos pegou de surpresa, vamos abordar nesse artigo aspectos importantes para que você possa continuar realizando seu trabalho remotamente e de forma eficiente e funcional.

Continue lendo e veja algumas dicas fundamentais para estruturar seu home office para contadores .

A nova realidade do home office

A contabilidade  online já é uma realidade praticada por muitos contadores.  Mesmo assim, existe ainda uma certa resistência por parte de alguns,  seja simplesmente por  falta de afinidade como o sistema ou por desconhecimento. No entanto, o momento atual exige das empresas , cada vez mais, o uso das ferramentas digitais e dos processos online. Ainda bem que a tecnologia já nos oferece muitos recursos.

Lembremos que esse isolamento social é temporário, inclusive já está começando uma flexibilização parcial  mas, mesmo diante disso vale observar e reavaliar tudo e quem sabe perceber que muitas mudanças poderão ser permanentes, oferecendo até mesmo uma redução de custos.

Aspectos importantes serem considerados:

• A prioridade atual são os cuidados com a saúde pessoal e coletiva, tanto no aspecto físico como no emocional e mental. Esses cuidados garantem inclusive um bom relacionamento familiar e profissional.

• Em se tratando do mundo corporativo, existe medo e insegurança por todos os lados, tanto por parte dos profissionais quanto dos clientes. O profissional teme perder seu emprego ou sua empresa e os clientes temem não conseguirem se virem atendidos e em consequência disso também ver sua empresa prejudicada, gerando mais desemprego. Por isso, é hora de pensar em inovação, oferecer soluções ao cliente, passar confiança de que os serviços continuarão sendo prestados com eficiência e também manter a equipe unida, no propósito de fazer dar certo, para todos.

• Converse com seu cliente, trace novos parâmetros, esclareça como vai processar o trabalho, dê todo o apoio de que ele necessita para manter sua empresa.

Etapas fundamentais para o home office para contadores:

• Home office exige disciplina

Trabalhar em casa não significa relaxamento na rotina a ser cumprida. É preciso fugir da armadilha do conforto do lar, fugir das distrações para não procrastinar  horário e tarefas. É necessário que o gestor estabeleça uma rotina viável, funcional e comece por ele mesmo dando o exemplo à toda a equipe.

Um bom método é escolher um lugar fixo para o trabalho, manter uma rotina de hora pra começar e terminar e até mesmo, se preparar fisicamente, usando uma roupa adequada, pois o uso de roupas de casa ou pijamas causa preguiça. Lembrando ainda que as reuniões virtuais devem ser com vídeo, para se manter o vinculo e o convívio da equipe entre si e com os clientes.

• Preparação interna para o home office para contadores

• Reúna sua equipe e verifique as condições da logística de cada um, como por exemplo no que se refere à recursos tecnológicos, equipamentos, uma boa internet, etc.
• Depois de verificado, providencie suprir as necessidades para o desenvolvimento do trabalho: equipamentos e instalações, acesso seguro dos colaboradores ao servidor ou sistema de nuvem e tudo mais que se fizer necessário.
• Se preciso for, proceder um treinamento da equipe para o uso de novas ferramentas e tecnologias que se fizerem necessárias.

• Adequação dos processos para o home office.

• Relacione os processos de trabalho e identifique os que já podem ser feitos de forma remota e os que irão necessitar de adaptação e então, proceda as adaptações.
• Em seguida, distribua cada processo dentro da equipe, formando grupos de trabalho. Importante inclusive o alinhamento junto aos clientes no que se refere à entrega mensal da documentação necessária para sua contabilidade.
• Ao alinhar a equipe, segundo seus perfis, observe os que mais tem intimidade com tecnologia e os que precisam de treinamento.
• Existem ferramentas que podem auxiliar nos processos de organização de tarefas ( Trello, Todoist ou Gessta) e no compartilhamento de documentos (G Suite do Google ou Dropbox)
• E por fim, estabeleça reuniões diárias para ajustes constantes, prestação de contas e alinhamento dos fluxos. Hoje existem muitas opções para se realizar as reuniões virtuais, tais como o Zoom, Google Hangouts/ Meet, skype e até mesmo o WhatsApp.

• Muita atenção com a segurança da informação

Faça um check up  no sistema de segurança da informação. Instale antivírus, garanta senhas e logins fortes e seguros e busque mecanismos para proteção de dados. Distribua os acessos necessários para, por exemplo, acessar servidor, nuvem, banco de dados e o que mais necessitar, apenas para as pessoas que precisarão acessar e com as restrições por processos. Também é imprescindível ter um suporte de TI que possa atender, dentro das normas de seguranças exigidas no momento, a todos os trabalhadores em seus espaços de trabalho.

• Benefícios que o home office pode oferecer

Apesar do transtorno inicial, depois de tudo organizado, alguns benefícios podem ser contabilizados nesse formato de home office:

• Os gastos que , por ventura, a empresa tenha para estruturar os membros da equipe em suas casas, como por exemplo a locação de equipamentos, a melhora da internet e etc., podem ser compensados com a economia que se procederá na sequência com vale transporte, alimentação, energia elétrica , manutenção e limpeza.
• Um trabalho com menos stress, pois a equipe não estará exposta ao desgaste do trânsito e por isso pode otimizar melhor seu tempo,  se alimentando melhor, dormindo melhor e trabalhando com mais motivação.
• E na sequência, caso o processo de home office seja aprovado, para toda a equipe ou mesmo parte dela, ao se acabar a necessidade de isolamento social a empresa pode até adotar o novo formato como padrão, diminuindo inclusive o custo de instalação da empresa em sede própria, podendo promover reuniões presenciais pontuais em empresas de coworking, por exemplo.

Após ler nosso artigo você se sente preparado para seguir nesse novo formato? Se ficou alguma dúvida, deixe seu comentário para que possamos falar mais a respeito.

E se quiser saber ainda mais, temos excelentes artigos para sanar suas dúvidas.