Invoice: O que é, importância para empresa e como emitir um!

Se você deseja realizar transações comerciais com clientes de outro país, é fundamental saber como emitir um Invoice. Esse comprovante atua como uma nota fiscal para a operação, e garante que as duas partes tenham transparência e confiança na prestação de serviços ou venda. Por isso, vale a pena conhecer mais sobre esse documento e como ele deve ser emitido pela sua empresa. Confira essas e outras informações no conteúdo especial que preparamos, e entenda a importância desse registro nas suas transações internacionais.

O que é um invoice?

Um invoice é um documento comercial que registra uma transação de compra e venda entre duas partes que estão em países diferentes. Ele é frequentemente usado como um registro de venda para fins contábeis e fiscais. Pode-se dizer que é um tipo de nota fiscal. Geralmente ele inclui informações sobre a transação financeira e o produto ou serviço acordado. Os invoices podem ser emitidos em papel ou eletronicamente, e costumam ser usados em transações comerciais entre pessoas jurídicas ou entre empresas e consumidores finais.  Eles são uma ferramenta importante para garantir que todas as transações comerciais sejam registradas de maneira precisa e completa.

Conheça os tipos de nota fiscal existentes no Brasil, no vídeo abaixo:

Qual a importância do invoice para as empresas de prestação de serviços?

Para empresas de prestação de serviços, o invoice é importante porque é uma forma de registrar e documentar os serviços prestados entre partes de países diferentes, que geralmente não possuem o mesmo padrão de comprovante. Além disso, é uma forma de confirmar os termos de pagamento acordados com os clientes, sendo um importante documento contábil e fiscal. Ao emitir esse documento, a empresa de prestação de serviços está fornecendo ao cliente um registro claro e detalhado do que foi realizado, incluindo o escopo do trabalho, o tempo gasto e o valor cobrado.  Isso ajuda a evitar mal-entendidos e disputas em relação aos serviços prestados e às taxas cobradas. Ele também ajuda rastrear o fluxo de caixa da empresa, já que registra quando o pagamento é recebido e quando ele é devido. Assim, garante um maior controle financeiro sobre as transações, podendo gerenciar adequadamente o fluxo de caixa. Vale reforçar que o invoice é importante para garantir que a empresa esteja cumprindo com suas obrigações fiscais, mesmo em negociações em outros países.

Saiba mais sobre como funciona o caixa de uma empresa, no material que preparamos para você!

Inscreva-se no canal para mais conteúdos sobre Contabilidade e Empreendedorismo!

Como funciona um invoice?

Um invoice funciona de maneira simples, mas seu processo pode variar dependendo da empresa e do país de localização. Geralmente, o prestador de serviços ou vendedor envia uma proposta de trabalho, ou uma cotação, ao cliente, especificando os termos, prazos e custos envolvidos. Caso o cliente aceite, o emissor cria o documento em uma plataforma específica, incluindo informações sobre a transação. É importante existirem descrições sobre o processo, com detalhes dos produtos, quantidade e o preço unitário. Além disso, se existem instruções de pagamento, vale a pena que estejam no documento também. Em seguida, o invoice é enviado ao cliente, geralmente por e-mail ou por correio. Isso permite pagar os valores combinados antes de qualquer envio. Uma vez que o prestador de serviço atualize seu sistema contábil, poderá seguir com o procedimento. O comprovante deve ser arquivado para fins contábeis e fiscais uma vez que for pago. Em alguns países, existem regulamentações específicas para a emissão, como requisitos de informações obrigatórias ou a necessidade de um número de série. 

Quais as principais informações de um invoice?

Por ser um tipo de nota fiscal e fatura de cobrança, o invoice requer algumas informações sobre o cliente, o produto e o pagamento. Geralmente, o documento apresenta:

• data de emissão;

• número de série;

• nome e endereço completo do emissor e do destinatário;

• descrição detalhada da mercadoria ou serviço, incluindo a Nomenclatura Comum do Mercosul;

• tipo de transporte;

• local de embarque e desembarque;

• preço unitário e total, junto da moeda;

• peso bruto, peso líquido e quantidade;

• forma de pagamento;

• condições e termos de venda.

Cada país pode apresentar exigências específicas quanto ao invoice, mas as principais informações que precisam estar presentes são padronizadas.

[elementor-template id="11817"]

Como fazer um invoice?

Não existem formatos padronizados sobre como fazer um invoice, de modo que cada empresa pode escolher o modelo de sua preferência. Geralmente, utiliza-se uma plataforma de emissão de notas fiscais e outros comprovantes semelhantes. Dessa forma, pode integrar direto com o sistema contábil da companhia, evitando a perda de informações importantes. Assim, basta acessar a ferramenta de sua escolha e elaborar o documento com os dados mais pertinentes. Em seguida, envie para o cliente no país de recebimento e aguarde a conclusão dessa etapa da negociação. É importante que o sistema permite armazenar o documento assinado, para servir como comprovante fiscal.

Quais as principais taxas?

As principais taxas de um Invoice incluem tributos de operações financeiras no exterior e imposto de renda. Como a transação é internacional, a empresa não precisa pagar impostos municipais e estaduais, como ISS e ICMS.  No entanto, os produtos e serviços precisam arcar com outras tarifas, como o Imposto sobre Operações Financeiras, atualmente no valor de 0,38% sobre a nota.  Além disso, a declaração do Imposto de Renda deve ocorrer normalmente, declarando o recebimento da negociação conforme o regime, como Simples Nacional.

Quem deve emitir um invoice?

O vendedor ou prestador de serviço deve emitir um Invoice. Isso porque se trata de um modelo de documento que fatura a transação comercial por parte da empresa. Assim, é importante que o responsável que está oferecendo a mercadoria cuide dos trâmites de enviar a documentação para os clientes de outros países. Além de emitir o registro, a parte vendedora da negociação também deve realizar a cobrança, no caso de atrasos, e confirmar se os valores são correspondentes.

Confira nosso vídeo sobre prestação de serviços para o exterior!

Inscreva-se no canal para mais conteúdos sobre Contabilidade e Empreendedorismo!

O que acontece caso você não emita esse documento?

Se você é uma empresa ou prestador de serviços, a emissão de Invoice é uma obrigação legal e fiscal em muitos países, de modo que deixar de realizar esse processo pode gerar penalidades e multas. Além disso, a falta de um comprovante pode prejudicar a contabilidade da empresa e dificultar o rastreamento dos pagamentos e receitas. Ainda, se um cliente solicitar um invoice e você não o fornecer, isso pode levar a um mal-entendido e a uma possível disputa. O comprador pode questionar os termos de pagamento, os serviços prestados ou os produtos vendidos, e, sem um registro oficial e detalhado dessas transações, pode ser difícil resolver o problema de forma satisfatória para ambas as partes. Por isso, procure sempre emitir esse documento em transações internacionais, e tenha uma ferramenta de contabilidade especializada para ajudar nas verificações fiscais depois. Inicie suas atividades comerciais com um suporte especializado e soluções para essas burocracias. Abra sua empresa com a Facilite de maneira simples e prática.

Ficou com dúvidas ou precisa de assessoria contábil? Fale com um de nossos especialistas!

[elementor-template id="11799"]