Como emitir uma NF-e?

O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento digital que registra a circulação de mercadorias ou a prestação de serviços, e veio em substituição às antigas notas fiscais de papel. No Brasil, praticamente todas as transações comerciais são obrigadas a emitir o documento, com o objetivo de facilitar a fiscalização, reduzir fraudes e simplificar a escrituração contábil e tributária.

Cada vez que um produto é vendido, ou um serviço é prestado, você precisa emitir uma NF-e. O documento também é usado como base para apuração de tributos, controle de estoque e geração de relatórios financeiros. Por isso, é um ponto importante dentro da contabilidade online e da gestão de qualquer empresa.

Quais são os tipos de notas fiscais do Brasil?

Antes de aprender como fazer a emissão de uma NF-e, é fundamental conhecer os principais tipos de notas fiscais do Brasil, pois cada uma se aplica a uma situação específica. A seguir, veremos as mais utilizadas no país:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): usada em transações interestaduais ou intermunicipais de mercadorias que abrangem a incidência do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
  
  

• NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): referente à prestação de serviços e à cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviços), é exigida pelas prefeituras.
  
  

• NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica): documento que substitui o cupom fiscal no varejo e é utilizada em vendas diretas ao consumidor final.
  
  

• NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica): comumente usada por microempreendedores individuais (MEIs) e negócios que fazem pouca emissão de notas, é o documento ideal para vendas pontuais.

O primeiro passo para emitir documentos corretamente e evitar problemas com o Fisco, é saber qual tipo de nota se encaixa mais no seu modelo de negócio.

Como emitir uma NF-e em 2026?

A emissão de uma NF-e segue alguns passos técnicos, porém simples se tiverem o apoio de sistemas e de uma boa contabilidade online. Abaixo, segue o passo a passo atualizado:

1. Verifique o enquadramento tributário da sua empresa

Antes da emissão, você precisa saber o regime tributário que sua empresa está enquadrada: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Essa informação vai definir não só os tributos que têm incidência nas notas fiscais, como também as obrigações acessórias respectivas e limites de faturamento.

As empresas do Simples Nacional, possuem regras específicas para emissão de notas e podem acessar emissores gratuitos, como o emissor de notas da Facilite.

2. Adquira um certificado digital

O certificado digital é fundamental para emissão da NF-e. Ele é como uma assinatura eletrônica da empresa e garante a autenticidade e integridade dos documentos fiscais. Atualmente, o modelo mais utilizado continua sendo o e-CNPJ A1, que pode ser instalado diretamente no computador ou sistema emissor.

3. Faça o credenciamento nos órgãos fiscais

Para emitir os modelos NF-e ou NFC-e, a empresa deve se credenciar na Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ) correspondente ao seu estado. Já no caso de emissão de NFS-e, o credenciamento é feito através do portal da prefeitura do município onde a empresa está registrada.

Esse procedimento pode variar de acordo com o estado ou cidade, mas de maneira geral exige login com certificado digital, além da apresentação de documentos cadastrais da empresa.

4. Escolha um sistema emissor de NF-e

Nessa etapa, você precisa de um software emissor para gerar as notas. São várias opções existentes no mercado, mas é importante escolher por uma solução integrada com seu sistema de gestão ou com sua contabilidade.

A Facilite Contabilidade oferece um emissor gratuito por 30 dias para empresas do Simples Nacional nas cidades de São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília, Goiânia e Belo Horizonte. Após esse prazo, o cliente pode adquirir um dos nossos planos com baixo custo de manutenção, uma ótima alternativa para quem busca eficiência, economia e suporte especializado.

5. Emita suas notas com segurança

Após a configuração do seu sistema emissor, validação do certificado e realizar os testes iniciais, sua empresa estará pronta para emitir notas fiscais de forma oficial. É importante manter um padrão de preenchimento, armazenar as notas de maneira correta e pelo período definido pela legislação, que é de no mínimo, 5 anos, e revisar os tributos destacados para evitar erros.

Uma dica é ter o suporte de uma contabilidade online, como a Facilite, que faz a integração da emissão das notas com o controle contábil e financeiro, assegurando maior precisão nas apurações mensais.

Quais são as vantagens da NF-e?

Os benefícios trazidos pela Nota Fiscal Eletrônica vão além de somente atender às exigências fiscais, elas melhoram a rotina da empresa. Vejamos as principais vantagens:

• Redução de custos com papel, impressão e armazenamento físico.
  
  

• Menor risco de erros de digitação e retrabalho.
  
  

• Processos mais rápidos e integrados com a contabilidade.
  
  

• Melhoria no controle financeiro e gestão de estoque.
  
  

• Facilidade de acesso aos documentos de qualquer lugar.
  
  

• Contribuição com a sustentabilidade e responsabilidade ambiental.

Em um ambiente corporativo cada vez mais competitivo, a digitalização dos processos e a adoção de boas práticas fiscais se tornam vantagens estratégicas. E o diferencial para escalar sua empresa, é poder contar com um time especializado que transmita segurança.

Por que contar com a Facilite Contabilidade?

Emitir notas fiscais corretamente é somente um dos fatores para uma boa saúde financeira da sua empresa. Para garantir que todas as obrigações sejam cumpridas, que os impostos estejam otimizados e que o negócio cresça de maneira sustentável, é necessário contar com uma contabilidade online que compreenda suas necessidades.

A Facilite Contabilidade Online une tecnologia, atendimento humanizado e planos acessíveis, com serviços que vão desde emissão de notas fiscais até consultoria especializada e planejamento tributário. Nós oferecemos um painel simples e intuitivo, atendimento personalizado e uma equipe de especialistas sempre pronta para ajudar.

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