Como fazer cobrança: dicas para ter sucesso nas negociações com clientes  

Saber como fazer cobrança de um cliente é essencial para o cotidiano de qualquer empresa. Afinal, embora seja uma tarefa complexa, essa atividade faz parte da rotina financeira.

E com as técnicas corretas, é possível que empresas e clientes tenham um bom diálogo e quitem os compromissos.

A cobrança de clientes é uma situação que ocorre com a maioria dos negócios, seja um microempreendedor ou uma grande empresa

Por isso, é importante saber quando é necessário contatar o comprador, quais os canais de comunicação e as formas de acioná-lo.

Pensando nisso, preparamos este artigo para explicar como fazer cobrança, apresentar dicas de contato com o cliente e os principais meios para obter sucesso. Continue lendo!

Por que é importante saber como fazer uma cobrança de forma estratégica?

Saber como fazer uma cobrança auxilia a empresa ter os pagamentos recebidos sem comprometer a relação com os clientes.

O pós-venda também envolve a criação da régua de cobrança e saber como cobrar cliente faz parte desse estágio.

Seja no contato com o consumidor final (B2C) ou com diretamente com outras empresas (B2B), as técnicas de cobrança auxiliam ambas as partes a cumprirem seus objetivos, com empatia e respeito.

Como fazer cobrança de forma estratégica?

Existem algumas técnicas de cobrança mais efetivas para negociar com clientes. Elas vão desde estratégias de comunicação à escolha do meio para o pagamento.

Nesse caso, vale a pena conhecer algumas das melhores formas de acionar o comprador e ter mais sucesso. Confira a seguir:

1. Mande uma mensagem primeiro

Antes de conversar diretamente com o cliente para falar da dívida, mandar uma mensagem é um primeiro passo interessante.

As empresas cobradoras podem enviar um e-mail, SMS ou mensagem via WhatsApp breve, que lembre o cliente da venda realizada e das datas dos compromissos. 

Muitas vezes é o bastante para o devedor tomar uma ação, além de ser uma maneira de se aproximar do consumidor e informar sobre a cobrança.

2. Tenha empatia

Empatia é a capacidade de se colocar na situação de outra pessoa, e isso é importante na forma de como fazer a cobrança.

Segundo o Serasa, mais de 70 milhões de brasileiros têm inadimplência em janeiro de 2023. Portanto, possuir dívidas não é incomum para consumidores e empresas do Brasil, e isso deve ser considerado na comunicação.

O negócio precisa saber ouvir os clientes e entender a situação para encontrar maneiras de quitar as dívidas e ambas as partes terem seus objetivos atendidos.

3. Espere dois dias para realizar a cobrança

O período ideal depois do atraso para realizar a cobrança é de dois dias. Assim, a empresa fornece um prazo caso o cliente se esqueça do pagamento e permite que o devedor saiba do atraso para conseguir organizar.

Quando uma empresa informa sobre a dívida semanas, e até meses, depois da data original do pagamento, os juros se acumulam e o montante a ser pago se torna maior.

Por isso, é importante informar o cliente com antecedência. Dessa forma, evita-se que as multas se acumulem e cria uma relação de confiança entre as partes.

4. Escolha o melhor meio para receber esse montante

Após dívida ser informada e negociada, é importante a empresa oferecer opções de pagamento variadas. Assim, há mais conforto em como fazer a cobrança do cliente.

Hoje, existem diversas alternativas para receber o montante, como PIX, cartão de crédito e débito, e boleto. O cobrador deve mostrar ao cliente todas essas opções e oferecer liberdade para a escolha.

5. Tenha condições de pagamento

Além das alternativas de receber o montante, é interessante o cobrador apresentar diferentes condições de pagamento.

Por exemplo, a empresa pode oferecer a divisão do pagamento no cartão de crédito ou no boleto. 

O importante é demonstrar ao cliente a preocupação com a situação financeira dele e fornecer meios para a resolução da dívida.

6. Exponha ao cliente o que vai perder

Uma das melhores técnicas de cobrança é apresentar ao devedor o que vai perder caso não cumpra com as obrigações financeiras.

Assim, a empresa pode mostrar os benefícios ao continuar um cliente ativo e bom pagador. Citar os principais produtos e serviços, assim como os casos de sucesso, são uma maneira inteligente de como fazer cobrança.

Contudo, o cobrador deve evitar o tom de voz negativo ao falar sobre “nome sujo” e outros problemas das dívidas. É mais indicado focar nos benefícios de possuir o nome limpo e de ser cliente da empresa.

Como fazer cobrança via e-mail?

Para montar e-mail de cobrança, deve-se aplicar um tom de voz amigável, utilizar somente os dados fornecidos pelos clientes e ser sucinto.

Portanto, o assunto do e-mail deve ser curto e informativo, como “aviso de vencimento” e “pagamento em aberto”.

No campo do e-mail tem de constar o nome e outras informações fornecidas pelo cliente, o valor e a data original do pagamento. 

Em seguida, o cobrador deve disponibilizar os canais de contato e um aviso para desconsiderar a mensagem caso o pagamento já foi efetuado.

Como fazer cobrança pelo WhatsApp?

As técnicas de cobrança por WhatApp são semelhantes ao e-mail, com algumas diferenças importantes.

Primeiro, é essencial o cobrador se apresentar no início da mensagem para desenvolver a confiança. O restante da mensagem deve ser objetiva e amigável. 

A empresa precisa deixar claro se o diálogo com o cliente continuará pelo WhatsApp ou em outro canal institucional.

Como fazer cobrança por telefone?

Ao realizar o contato pelo telefone, a dica de como fazer cobrança também é ser respeitoso e ter empatia. 

Dessa forma, o cobrador deve se preparar para a ligação e ter à mão todas as informações disponibilizadas pelo cliente.

No momento de informar sobre o atraso do pagamento e fornecer as informações, o responsável deve procurar ser sucinto, e realizar perguntas objetivas. Depois, o cobrador descreve as opções de pagamento e negocia a quitação com o cliente.

Qual o melhor período para fazer a cobrança?

Uma das principais questões sobre como fazer cobrança é o melhor período para entrar em contato com o cliente.

Não existe uma resposta exata, mas a empresa deve se atentar a algumas informações. Primeiro, é que determinados estados têm leis próprias que regulam os horários de cobrança. 

Por exemplo, em São Paulo é permitido efetuar cobrança das 8h às 20h nos dias úteis, das 8h às 14h no sábado, com proibição nos domingos e feriados.

A recomendação de como fazer cobrança é escolher os períodos próximos ao horário de almoço e final do horário comercial, por haver mais chances dos clientes não estarem trabalhando.

Com essas dicas, a empresa já consegue realizar cobranças com efetividade. 

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