Modelo de comunicado interno: passo a passo de como fazer um eficaz
O sucesso de uma empresa depende de vários fatores, um dos mais importantes, é uma boa comunicação entre os membros da equipe. Para isso, o comunicado interno tem um papel fundamental na transmissão de informações e alinhamento de objetivos.
Aqui vamos explicar o que é um comunicado interno, qual sua importância, e o passo a passo para elaborar um modelo eficaz.
O que é um comunicado interno?
O comunicado interno é uma ferramenta usada por organizações para distribuir informações relevantes, diretrizes, atualizações e decisões a toda a equipe. Ele pode atingir vários assuntos, desde mudanças na empresa, anúncios de projetos novos, políticas internas, eventos corporativos, entre outros.
Como elaborar um comunicado interno eficaz?
Alguns passos são importantes, na criação de um comunicado interno que seja eficaz no seu objetivo de passar as informações necessárias. Veremos um modelo simples de ser seguido.
1.Definir objetivo e público-alvo
Antes de tudo, é preciso definir com clareza o objetivo da mensagem a ser transmitida, e verificar qual o público-alvo que pretende atingir.
Determine se o comunicado interno será voltado à toda equipe, a algum departamente em específico ou somente determinadas pessoas. Isso ajudará na escolha da linguagem, tom e nível de detalhes presentes no texto.
2. Escolher formato e canal de comunicação
O segundo passo é decidir o formato mais adequado ao comunicado interno. As opções podem ser e-mail, memorando, boletim informativo, plataforma interna ou outro meio eficaz no alcance do público.
É necessário considerar o melhor canal de comunicação, tais como intranet, reuniões presenciais e online ou e-mail corporativo.
3. Seguir a estrutura de um comunicado interno
O comunicado interno deve seguir a estrutura abaixo:
a. Introdução: para iniciar o comunicado, é importante inserir uma saudação adequada e um breve contexto do assunto.
b. Informações principais: as informações devem ser apresentadas de forma concisa, organizada e detalhada, podendo usar tópicos ou frases curtas.
c. Detalhes adicionais: ofereça informações importantes e de relevância que podem auxiliar no entendimento da mensagem. Evite encher a mensagem com informações, e atenha-se ao objetivo principal.
d. Ação necessária: se estiver esperando alguma resposta ou ação com relação à mensagem, deixe isso bem explícito aos destinatários, informando sobre prazos ou próximos passos.
e. Encerramento: encerre o comunicado de forma apropriada, agardeça aos destinatários pela atenção e disponibilidade de esclarecimentos adicionais.
4. Linguagem e tom
Sempre que necessário, adapte a linguagem e o tom do comunicado conforme cultura e valores da empresa. Use sempre uma linguagem clara, evite jargões em excesso e seja objetivo. É importante manter um tom profissional e de respeito, buscando transmitir confiança e transparência.
5. Revisão e feedback
A revisão do comunicado interno, antes de seu envio é extremamente importante. Isso vai evitar o envio do texto com erros gramaticais, ortográficos ou de concordância.
Assegure-se que a mensagem está clara e objetiva. Além disso, recomenda-se pedir um feedback dos colegas da equipe ou superiores para garantir que o comunicado atenderá os objetivos da organização.
6. Personalização e segmentação
Uma dica importante é, sempre que possível personalize o comunicado interno com o nome dos destinatários. Isso vai aproximar os membros da equipe, aumentar a relevância da mensagem, e gerar um maior engajamento.
Caso não seja possível, e o comunicado interno for direcionado a vários departamentos, tente segmentá-lo de uma forma que aborde as necessidades e interesses de cada grupo.
7. Respeite a confidencialidade
Outro ponto a se dedicar atenção, diz respeito à confidencialidade das informação que serão transmitidas. No caso do comunicado interno possuir dados sensíveis ou restritos, é importante se certificar que somente pessoas autorizadas tenham acesso à ele.
É imprescindível respeitar a segurança e privacidade das informações compartilhadas, e assim, manter a integridade e confiança da equipe e da empresa.
8. Acompanhamento e feedback posterior
Quando o comunicado interno for enviado, é necessário fazer um acompanhamento da sua eficácia e os impactos que ele trará. É importante ter abertura para possíveis feedbacks da equipe que recebeu a mensagem.
Esses feedbacks podem vir por meio de pesquisas, conversas informais ou mesmo respostas diretas, e as informações recebidas ajudam a melhorar a comunicação interna, e garante que a mensagem transmitida pelo comunidado interno foi entendida da maneira desejada.
Quais os tipos de comunicados internos?
Existe uma grande variedade de comunicados internos que podem ser utilizados em uma empresa. Alguns exemplos são os mais utilizados, tais como:
Anúncios e atualizações
Geralmente usados para transmitir mudanças, atualizações ou novidades da empresa à equipe. Podem tratar de assuntes desde lançamento de produtos novos, mudanças de cargos de liderança, metas alcançadas, entre outros.
Políticas e procedimentos
Utilizados em comunicação de alteração ou criações de novas políticas internas, procedimentos, normas de conduta. Eles ajudam a garantir a ciência de todos os funcionários a respeito de todas as regras e regulamentos da empresa.
Eventos e treinamentos
São utilizados para divulgar eventos corporativos, conferências, seminários, workshops, confraternizações, entre outros. E, também podem ser usados na comunicação de programas de treinamento disponibilizados aos colaboradores.
Reconhecimento e premiação
Muito usado no reconhecimento e celebração das conquistas individuais e coletivas dos funcionários. Podem incluir agradecimentos, reconhecimento por tempo de serviço, elogios, premiações por bom desempenho, entre outros.
Mudanças organizacionais
Esse modelo é usado para comunicar grandes mudanças na estrutura da organização, realocação entre departamentos, mudanças nas equipes, alterações nos processos de trabalho, entre outros. O objetivo desses comunicados é garantir que os funcionários estejam cientes das mudanças e entendam como elas afetam seu trabalho.
Segurança e saúde
Usados na comunicação de informações importantes com relação à segurança e saúde dos funcionários. Nesse comunicado interno podem ser incluídos avisos sobre riscos, medidas de segurança, políticas de prevenção de acidentes, atualizações sobre protocolos de saúde, entre outros.
Feedback e avaliação
Nesse modelo de comunidado interno, o objetivo é fornecer feedback aos funcionários sobre seu desempenho, avaliações, resultados de pesquisas de satisfação, entre outros.
Como divulgar um comunicado interno?
A eficácia da divulgação de um comunicado interno é essencial para o recebimento da mensagem por todos os membros da equipe. Veremos abaixo algumas formas de divulgar um comunicado interno:
Um dos meios mais comuns e eficazes para divulgar comunicados internos, o e-mail com o comunicado interno deve ser enviado para todos os destinatários relevantes, garantindo que a mensagem seja clara, objetiva e bem formatada. É importante utilizar recursos visuais, tais como gráficos ou imagens, para tornar o comunicado mais atrativo.
Intranet ou plataforma interna
Se a sua empresa tem uma intranet ou plataforma interna de comunicação, use-a para divulgar o comunicado. Poste o documento do comunicado interno diretamente na plataforma, e garanta que é acessível a todos os funcionários. Além disso, você pode usar recursos como notificações push ou banners para chamar mais atenção dos colaboradores.
Reuniões presenciais ou virtuais
Dependendo do assunto do comunicado e a estrutura da empresa, é possível realizar reuniões presenciais ou virtuais para a divulgação de informações importantes. Isso permite o recebimento direto da mensage, e permite que os funcionários tenham a oportunidade de fazer perguntas ou esclarecer dúvidas.
Murais e quadros de avisos
Se a empresa possui murais ou quadros de avisos físicos, podem ser usados para fixar cópias impressas do comunicado interno. Verifique se eles estão localizados em áreas de grande circulação, como salas de descanso, corredores ou áreas de refeitório, para ter maior alcance da mensagem.
Mensagens em aplicativos de comunicação interna
Para empresas que utilizam aplicativos de comunicação interna, tais como Slack, Microsoft Teams ou WhatsApp, é possível criar canais ou grupos específicos para divulgar o comunicado interno. Isso vai facilitar o acesso à informação e permitir que os funcionários comentem ou façam perguntas diretamente no aplicativo.
Gestores e líderes de equipe
Outra opção válida é enviar o comunicado interno aos gestores e líderes de equipe e pedir que eles compartilhem a mensagem com suas equipes. Os líderes e gestores tem um papel importante na divulgação de informações e podem ajudar a reforçar a importância do comunicado.
Follow-up e lembretes
Envie lembretes por e-mail, mensagens ou através de plataforma interna para garantir que os funcionários tenham lido e compreendido a mensagem, fazendo follow-up sobre o comunicado. Quando for necessário, agende reuniões para tirar eventuais dúvidas ou realizarem discussão do assunto.
Considerações finais
Criar um comunicado interno de forma eficaz é fundamental na promoção de uma comunicação clara, alinhada e eficiente dentro de uma empresa.
Seguindo as etapas ditas neste artigo, desde a definição do objetivo até o acompanhamento, os comunicados internos podem informar, engajar e promover a coesão da equipe.
É importante lembrar de adaptar a linguagem, o tom e o formato com as características da empresa e dos funcionários, tendo como objetivo transmitir confiança, clareza e transparência nas mensagens internas.
A repetição da mensagem em diferentes meios também reforça a importância do comunicado interno e garante que ele seja bem absorvido pela equipe.
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