Calcular folha de pagamento: como fazer de forma eficiente
A folha de pagamento é uma obrigação indispensável a todas as empresas, e calcular a folha de pagamento de forma correta é crucial para o cumprimento das obrigações trabalhistas, e manter a transparência na relação entre contratante e empregado.
Neste artigo vamos discutir o passo a passo para calcular a folha de pagamento. De uma maneira eficiente, e garanta o cálculo correto, e conforme a legislação trabalhista vigente.
Uma das alternativas e benefícios trazidos pela tecnologia, é a folha de pagamento online, o que facilita e agiliza os processos rotineiros dos escritórios e empreendimentos.
Administrar a gestão das folhas de pagamento online faz parte de uma rotina fundamental para todas as empresas, independente do porte da empresa. Esse processo pode ser complexo, desgastante e ser induzido ao erro.
Qual o primeiro passo no cálculo da folha de pagamento?
Um dos primeiros passos na garantia da eficácia dessa rotina é a classificação correta dos funcionários, seguindo o regime de trabalho e a natureza do vínculo empregatício. Para isso, é necessário identificar se os funcionários são efetivos, temporários, estagiários, terceirizados ou contratados mediante outras modalidades de contrato de trabalho.
Cada modelo de vínculo empregatício tem regras específicas de remuneração e benefícios, sendo assim, é essencial conhecer as leis trabalhistas referentes à cada categoria. Assim que é realizada a classificação correta dos funcionários, é possível determinar quais leis e regulamentações se aplicam a eles, além de identificar os benefícios e descontos que devem ser considerados na folha de pagamento.
Essa classificação é necessária para o cálculo correto e consoante com as obrigações trabalhistas e fiscais. Sendo assim, veremos abaixo o passo a passo para esse cálculo.
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6 passos para calcular a folha de pagamento
Após a classificação correta dos funcionários, seguiremos com os demais passos necessários para calcular a folha de pagamento.
1. Salário base
O salário base é o ponto inicial no cálculo da folha de pagamento. É necessário conhecer o valor descrito no contrato de trabalho, ou, em caso dos sindicatos, a convenção coletiva da categoria. Considere também outros elementos de remuneração como adicionais noturnos, de insalubridade ou periculosidade, horas extras e comissões.
2. Descontos legais
Alguns descontos legais obrigatórios devem ser levados em conta ao se calcular a folha de pagamento, sendo eles: Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), contribuição previdenciária (INSS) e o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). Além desses, também devem ser verificadas as tabelas e alíquotas atualizadas para garantir o cálculo apurado desses descontos.
3. Benefícios e descontos adicionais
Além dos descontos legais, também podem existir descontos adicionais ou benefícios a serem considerados na folha de pagamento, dentre eles, os mais comuns são vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, e outros. É importante a aplicação correta de todas as deduções e benefícios conforme a política interna da empresa e as leis trabalhistas.
4. Encargos sociais e trabalhistas
No passo 4 devem se considerar, além dos descontos e benefícios diretos, os encargos sociais e trabalhistas de responsabilidade da empresa. Um desses valores é o recolhimento patronal do INSS, o seguro de acidente de trabalho, salário-educação e outros. É necessário averiguar a legislação vigente para conhecimento de todos os encargos a serem observados.
5. Cálculo do líquido a receber
Logo após considerar todos os elementos ditos anteriormente, é possível calcular o valor líquido a ser pago ao funcionário. No cálculo, subtrai-se todos os descontos legais, benefícios e encargos sociais do salário base. O valor restante é o correspondente ao efetivo que o funcionário receberá.
6. Registro e documentação
Após calcular a folha de pagamento, é fundamental ter toda a documentação organizada e fácil de acessar. Por esse motivo, é muito importante registrar todas as informações relevantes como valores brutos, descontos, benefícios e demais encargos sociais em um sistema adequado.
Além disso, emita todos os comprovantes de pagamento (contracheques), de forma individual para cada funcionário, isso vai garantir transparência e comprovação dos valores pagos.
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Considerações finais
Para calcular a folha de pagamento de maneira eficiente é necessário o conhecimento das leis trabalhistas, muita atenção aos detalhes e a utilização de ferramentas adequadas.
Seguindo os 6 passos que te contamos nesse artigo, você estará no caminho certo para o cumprimento das obrigações legais e o pagamento adequado aos seus funcionários.
É muito importante lembrar da atualização constante da equipe sobre as alterações na legislação trabalhista e a busca de auxílio profissional sempre que necessário.
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