O que é fatura, e o que a diferencia de uma nota fiscal?

No ambiente corporativo, mais especificamente em transações financeiras e no comércio, a fatura é um documento fundamental para o registro formal de uma transação comercial entre vendedor e comprador. É um documento detalhado e para descrever os bens ou serviços fornecidos, como também os termos de pagamentos acordados.

Aqui neste artigo, exploraremos o significado e a importância da fatura, assim como os elementos essenciais que as compõem.

O que é uma fatura?

Trata-se de um documento comercial, cuja finalidade é estabelecer uma obrigação financeira entre vendedor (ou prestador de serviços) e o comprador. Na fatura, estão inseridas informações específicas sobre os bens ou serviços realizados, quantidade, valor unitário, subtotal, impostos, descontos (se houver), e o total a ser pago.

Além de comumente incluir informações de identificação como detalhes do vendedor e do comprador, data da transação e termos e formas de pagamento.

Quais os elementos essenciais de uma fatura?

Para que o documento seja completo e o mais detalhado possível, alguns elementos são primordiais e falaremos disso agora.

Informações do vendedor e do comprador

Aqui devem ser incluídos dados como o nome, endereço e contato do vendedor e do comprador. Essas informações são necessárias para a identificação das partes envolvidas na transação.

Data

Sinalização da data de emissão da fatura, com essa informação é possível determinar os prazos de pagamento, e dados para fins de registro contábil.

Descrição dos bens ou serviços

Nesse tópico é realizada uma descrição detalhada dos bens fornecidos, ou dos serviços prestados. Pode-se incluir especificações técnicas, quantidades e demais informações relevantes.

Preço unitário e total

Nesse campo é necessário descrever o valor unitário de cada item, multiplicar pela quantidade fornecida, resultando no total a ser pago pelo cliente ou comprador.

Impostos e descontos

Todos os impostos devem ser indicados de maneira detalhada na fatura, como também qualquer desconto oferecido ao comprador.

Termos de pagamento

Todos os termos do acordo de pagamento, combinados entre vendedor e comprador, também devem estar na fatura. Dados como vencimento, condições (a prazo, à vista, etc.) e formas de pagamento.

Número de referência da fatura

As faturas devem possuir um número exclusivo, para cada uma. Isso facilita o rastreamento e a organização dos registros financeiros.

Importância da fatura

As faturas têm um papel de validação dos valores cobrados, se esses valores estão corretos e informam também o código de barras para pagamento pelo comprador. Algumas empresas de cartões, internet e distribuidoras de energia elétrica e gás geram faturas mensalmente, com os devidos valores consumidos pelos clientes.

Entre os fatores mais importantes da fatura, podemos destacar:

• Informações da evidência de transação realizada;

• Registro contábil;

• Garantia de pagamento;

• Conformidade legal;

• Gestão de estoques.

Quais são os tipos de fatura existentes no Brasil?

No nosso país são vários os modelos de faturas, cada uma com suas aplicabilidades e características. Abaixo, listaremos alguns dos modelos mais comuns de fatura utilizados no Brasil.

Comercial

A mais comum, é usada em transações comerciais regulares entre empresas.

Serviços

Como o próprio nome diz, é utilizada em transações de prestação de serviços e não na venda de produtos.

Pro forma

Esse modelo é emitido antes dos vendedores enviarem os produtos. Com ela, o comprador tem uma estimativa dos custos e das condições da transação.

Consular

Para transações internacionais, utiliza-se esse modelo, pois ela deve passar pelo consulado do país de destino para ser validada e legalizada, assim como a transação e o trâmite aduaneiro seja facilitado.

Simplificada

Trata-se de uma versão mais simples da mais comum, usada em vendas para consumidores finais. Nela estão informações básicas sobre a transação como descrição dos produtos, quantidades, valor total a pagar e forma de pagamento.

Parcelada

Fatura relativa às transações com pagamento em parcelas, e informações sobre as datas específicas do pagamento de cada parcela.

Fatura eletrônica

Devido às transformações com a tecnologia, algumas empresas começaram a adotar as faturas de forma eletrônica. Sua validade legal é a mesma das notas de papel, porém com vantagens como eficiência e sustentabilidade em sua emissão e armazenamento.

Fatura própria

A fatura própria é usada no registro de transações comerciais internas, como, por exemplo, a transferência de produtos entre filiais ou departamentos da mesma empresa.

Qual a diferença entre nota fiscal e fatura?

Apesar de ambos os documentos desempenharem papéis similares, eles tem diferenças significativas com relação ao conteúdo, finalidade e aplicação. Abaixo veremos as principais diferenças entre elas.

Fatura

Como já foi dito anteriormente, a fatura é o documento comercial emitido para o comprador, e detalha os bens ou serviços fornecidos, bem como os termos de pagamento.

Na fatura está contida a descrição dos produtos ou serviços, valores unitários, quantidades, valor total a pagar, identificação do vendedor e do comprador, data da transação, termos de pagamento, impostos aplicáveis, descontos (caso haja) e número de referência da fatura.

Esse documento é usado na determinação da obrigação financeira entre os produtos adquiridos e termos acordados, e é aplicada em transações comerciais de vários setores, desde o varejo até serviços profissionais, e é essencial para os fins contábeis e de registro financeiro.

Nota fiscal

Já a nota fiscal é um documento fiscal emitido pelo vendedor para o comprador, conforme as exigências da legislação tributária do país. Ela registra de maneira oficial a transação comercial e é utilizada como base para o cálculo de impostos.

Além das informações que fazem parte do conteúdo e da fatura, a nota fiscal, em seus diferentes tipos, inclui informações fiscais específicas exigidas pelas autoridades tributárias.

O objetivo da nota fiscal é registrar as transações para fins fiscais, e auxiliar o cumprimento das obrigações fiscais. Com a nota fiscal, a arrecadação de impostos se torna mais fácil, ainda ajuda no combate à sonegação fiscal.

A emissão de notas fiscais é obrigatória (negrito) em muitos países para transações comerciais realizadas, e é um requisito legal para as empresas. Não emitir esse documento pode gerar penalidades por parte das autoridades tributárias.

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Diferenças-chave

A principal diferença entre os dois documentos é a finalidade principal. Enquanto a fatura evidencia a transação entre vendedor e comprador, a nota fiscal registra essa transação para fins de tributação.

Outro ponto que podemos destacar são os requisitos legais, pois, embora a emissão de faturas seja muito realizada nas transações, a nota fiscal é obrigatória em muitos países.

A última diferença principal é o conteúdo do documento. A nota fiscal pode conter mais informações específicas ou adicionais, seja exigência de autoridades de fiscalização ou também, de detalhes comerciais.

Por que é importante conhecer a diferença?

Dentre as diferenças entre fatura e nota fiscal, deve-se conhecer a importância pelos seguintes motivos:

Cumprimento legal

Como a nota fiscal é exigência legal em muitos países, distinguir entre ela e fatura, auxilia as empresas a compreenderem as obrigações legais, e a garantir o cumprimento das regulamentações tributárias.

Conformidade fiscal

Para garantir a conformidade fiscal, é necessário emitir os documentos corretos. Se houver falhas na emissão, isso pode acarretar penalidades financeiras e legais. Portanto, é importante saber quando e como emitir cada tipo de documento e evitar problemas com o  fisco.

Registro contábil

Ambos os documentos são utilizados nos registros de transações comerciais das empresas em seus livros contábeis. Conhecer suas diferenças ajuda na organização e no registro adequado das transações e facilita a contabilidade e o acompanhamento financeiro.

Relacionamento com o cliente

A clareza na emissão de documentos pode auxiliar em um relacionamento mais transparente e confiável com os clientes, como, por exemplo, disponibilizar as notas fiscais quando necessário, demonstra profissionalismo e transparência, e isso pode ser valorizado pelos clientes.

Gestão financeira

Compreender a diferença entre esses documentos é essencial para uma gestão financeira eficaz. Assim, as empresas saberão quando registrar as transações nos registros contábeis, como planejar suas obrigações fiscais e garantir a precisão de seus relatórios financeiros.

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