Conciliação bancária: evite erros e controle suas finanças

Conforme dados do Mapa de empresas do Brasil do Governo Federal, 854.150 empresas já foram fechadas no primeiro quadrimestre de 2024, o que representa um aumento de 24,4% em relação ao final de 2023. Um dos motivos mais comuns para o fechamento dessas empresas é a falta de planejamento financeiro. A conciliação bancária é uma prática essencial na gestão financeira de um empreendimento, independente do seu ramo de atividade. Neste artigo vamos saber o que é a conciliação bancária, como fazer sem erros para ter um maior controle das suas finanças.

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é o processo de comparar os registros financeiros internos de uma empresa com seus extratos bancários. Sua finalidade é garantir que as transações como depósitos, pagamentos, transferências e cheques estejam lançados de forma correta em sistema próprio, e se os dados estão condizentes com o que foi movimentado pela conta bancária.

Para simplificar, a conciliação bancária verifica se o saldo contábil registrado nos livros da empresa, está equivalente com o saldo no banco. Em casos de divergência nesses dois registros, indica erros, fraudes, ou transações que não foram registradas corretamente e precisa de atenção imediata.

Para que serve a conciliação bancária?

São diversos os objetivos da conciliação bancária, todos eles fundamentais para a saúde financeira da sua empresa. Entre os propósitos principais, podemos citar:

Identificação de erros/fraudes

Na comparação de registros internos com os extratos bancários, pode-se detectar lançamentos incorretos, duplicados ou mesmo possíveis fraudes.

Atualização dos registros contábeis

Essa confrontação garante o devido registro e contabilização das transações como receitas, despesas, juros, tarifas bancárias e também os tributos, taxas e impostos.

Tomada de decisões financeiras

Uma conciliação bancária bem feita possibilita que a empresa controle de forma real seu saldo disponível, e assim, facilita a tomada de decisões financeiras com mais estratégia.

Auditorias facilitadas

Ao se manter registros acurados e atualizados constantemente, a empresa se torna mais preparada para auditorias tanto externas quanto internas, contribuindo para a conformidade contábil e transparência nas transações.

Planejamento e previsibilidade

Com uma conciliação bancária realizada corretamente, pode-se ter previsibilidade de caixa de maneira precisa e planejar o futuro financeiro da empresa de forma mais assertiva.

Conciliação bancária X Fluxo de caixa

Ambos os conceitos são essenciais para a eficácia da gestão financeira, porém a conciliação bancária e o fluxo de caixa tem diferenças evidentes.

Enquanto a conciliação é o processo de verificação dos registros internos da empresa, e a comparação com os dados de extrato bancário para ser aferido o lançamento das transações.

Por outro lado, o fluxo de caixa é o controle e monitoramento de entradas e saídas de dinheiro de uma empresa por um longo período. Além de projetar a movimentação dos recursos financeiros.

Resumindo, o fluxo de caixa provisiona o dinheiro que entra e sai, a conciliação vai se concentrar em verificar a precisão dos registros financeiros da empresa.

Como fazer a conciliação contábil?

O processo de conciliação contábil demanda muita atenção e definição das atividades. Dentre os passos básicos, estão:

1° passo- Obter os extratos bancários

Primeiramente é necessário reunir todos os extratos bancários do período que será feita a conciliação.

2° passo- Comparar registros internos com os extratos

Usando um software de contabilidade ou o livro-caixa da empresa e comparar todas as transações registradas internamente com os registros bancários.

3° passo- Identificar divergências

Todas as transações que estejam nos extratos do banco e não nos registros feitos internamente, ou o contrário, devem ser identificadas e analisadas.

4° passo- Corrigir os erros detectados

Depois de identificar as divergências, é o momento de correção dos erros nos registros internos, ou quando necessário, contactar o banco para ajustes.

5° passo- Atualizar os registros contábeis

Assim que todas as divergências forem solucionadas, atualize o registro contábil para refletir exatamente a situação financeira da empresa.

6° passo- Documentar o processo de conciliação

Tenha um registro da conciliação feita, com as justificativas e retificações. Esse processo é necessário em casos de auditorias ou futuras revisões.

Conciliação bancária automática

Através dos avanços tecnológicos, uma opção que vem se tornando cada vez mais comum e eficiente é a conciliação bancária automática. Essa conciliação usa sistemas de ERP e softwares de gestão financeira, e permite que os extratos bancários sejam importados diretamente para o sistema contábil da empresa.

Um dos benefícios desse tipo de conciliação é a redução nos erros manuais, pois a automação reduz a chance de acontecerem erros nos registros, como dados incorretos ou esquecimento. Além da economia de tempo, pela agilidade do processo automatizado, o que resulta em liberação da equipe para outras atividades estratégicas.

A conciliação automatizada garante maior precisão nos dados, e permite uma visão clara e atualizada da situação financeira da empresa, e alguns sistemas disponibilizam até alerta para divergências ou transações duvidosas, o que aumenta a segurança financeira.

Qual a periodicidade que a conciliação deve ser feita?

Depende! A regularidade vai variar conforme o tamanho e necessidade da empresa. Porém, o recomendado é que a conciliação seja feita todos os meses. Se a empresa tiver um grande volume de transações por dia, o ideal seria realizar a conciliação semanalmente ou até mesmo de maneira diária.

Manter uma boa frequência nesse processo possibilita uma detecção mais rápida de erros e fraudes, o que facilita as correções no menor tempo hábil e evita maiores complicações. Já no caso de empresas menores, a conciliação mensal será suficiente, se for realizada de maneira consistente e rigorosa.

Considerações finais

Entre os processos para uma boa organização financeira, a conciliação bancária é uma das práticas indispensáveis para empresas, e deve ser feita com frequência por empresas que querem precisão nos registros contábeis.

Adotar métodos de conciliação automática pode trazer benefícios como aumentar a eficiência, segurança e transparência de processos financeiros.

Resumindo, independente da metodologia definida, o importante é que a conciliação bancária deve ser feita regularmente, para que a empresa esteja ciente da sua situação financeira real, evitando surpresas desagradáveis.

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