A gestão financeira é um dos aspectos mais importantes para manter a saúde da sua empresa. Na nossa vida pessoal, temos que cuidar das finanças, não é mesmo? Não podemos gastar mais do que ganhamos sistematicamente, senão entramos no cheque especial, nos endividamos no cartão de crédito e, quando vemos, estamos em uma situação difícil, sem dinheiro para pagar contas essenciais.
Quando falamos de uma empresa, a questão é muito mais séria. A falta de controle coloca o negócio em dificuldades e pode ter consequências sérias, como falta de recursos para repor mercadorias, pagar os funcionários e, no limite, pode até levar à falência. A contabilidade é uma parte importante disso e deve ser encarada como uma área estratégica.
Por isso, confira nossas dicas para manter a organização contábil da sua empresa em dia!
1. Tenha um escritório de contabilidade de confiança
O primeiro passo pode ser o mais óbvio, mas nem por isso deixa de ser também o mais importante. O contador é quem tem qualificação profissional para lidar com as questões contábeis e vai garantir que sua empresa fique em dia com as obrigações.
Isso evita multas e penalidades que podem prejudicar sua empresa das mais diversas maneiras. Além de realizar as atividades rotineiras da contabilidade, ele pode ajudar com outras questões importantes, como o planejamento tributário, sempre importante para manter a eficiência do negócio.
É importante contar com uma assessoria contábil mesmo antes da abertura da sua empresa. É isso que vai garantir que você escolha o melhor regime de tributação e que todos os trâmites sejam seguidos corretamente, de forma a evitar surpresas desagradáveis no futuro.
Vale lembrar que tanto a legislação tributária quanto a trabalhista têm passado por diversas mudanças recentemente, o que reforça a importância de contar com alguém especializado no assunto, que esteja a par das últimas alterações na lei.
Além disso, empresas que vendem para outros Estados ou que têm rotatividade alta de funcionários precisam lidar com um volume grande de documentação, muitas vezes altamente técnicas e que exigem o suporte de um profissional da área.
2. Não misture as contas pessoais com as contas da empresa
Essa dica pode soar básica — e é mesmo —, mas ainda assim o que se vê na prática é que muitos empresários, especialmente os pequenos, continuam com dificuldades de separar as contas da empresa das suas finanças pessoais.
Além de ser um passo para o descontrole, isso também pode ter implicações legais. Nas empresas limitadas, o patrimônio do sócio fica protegido, isto é, não pode ser acessado para pagar dívidas da empresa.
No entanto, uma das situações em que pode haver desconsideração da personalidade jurídica é quando ocorre desvio de finalidade ou confusão patrimonial, que é justamente quando o sócio mistura suas contas pessoais com as da empresa.
Com a desconsideração da personalidade jurídica, a pessoa física do sócio pode ter de responder com seus bens particulares pelas responsabilidades da empresa. Por isso, essa é uma questão muito mais séria do que apenas um controle gerencial das contas.
3. Não deixe nada para depois
Todas as movimentações financeiras da empresa devem ser contabilizadas imediatamente. Emita a nota fiscal assim que fizer a venda, guarde todos os comprovantes de pagamento, extratos e encaminhe-os logo para a contabilidade.
Não acumule papéis e documentos em um canto porque depois vai ser muito mais difícil organizar tudo e as chances de deixar passar alguma coisa são grandes.
4. Olhe para a sua contabilidade com frequência
Como dissemos, tudo o que diz respeito à gestão financeira requer o máximo de cuidado possível. Portanto, não deixe a contabilidade de lado, apenas mandando as informações. Analise os dados pelo menos uma vez por mês. Assim, se houver algo errado, você tem tempo de corrigir antes que isso gere um problema maior.
Além disso, a contabilidade fornece ao gestor insights importantes para auxiliar na tomada de decisão e seu contador pode fornecer um apoio importante na interpretação dessas informações.
5. Registre eventuais retiradas de recursos da empresa
Se você precisar fazer alguma retirada de recursos da empresa, isso deve ser informado à contabilidade e descontado do pró-labore. A retirada deve ser considerada um empréstimo para o sócio, mas é preciso lembrar que essa não é uma prática recomendada e deve ser feita apenas em último caso. Por isso, não faça dessas retiradas algo recorrente.
6. Faça um balanço de verificação
O balanço de verificação deve ser feito mensalmente. Trata-se de um demonstrativo contábil que reúne todas as contas em movimento na empresa e seus respectivos saldos.
Existem várias maneiras de fazer um balancete de verificação, mas, de forma resumida, some vendas à vista com as vendas a prazo e calcule o total de vendas. Subtraia o custo das mercadorias, os impostos diretos, comissões e encargos e outros impostos diretos, obtendo o lucro bruto.
Na sequência, tira as despesas indiretas ou custos fixos. Com isso, você obtém seu resultado operacional.
O balanço de verificação fornece informações importantes para a elaboração de outros demonstrativos contábeis, como a DRE e o Balanço Patrimonial.
7. Utilize a tecnologia a seu favor para auxiliar a organização contábil
Considere contratar um serviço de contabilidade online. Isso vai simplificar sua vida, já que toda a comunicação se dá por uma plataforma, sem a necessidade de deslocamentos.
Você também encontra na própria plataforma os avisos de quando as obrigações têm que ser pagas, baixa as guias por ali e pode emitir nota fiscal, tudo em um mesmo lugar, sem nenhuma complicação.
Além disso, todos os documentos ficam armazenados na nuvem, em segurança, sem risco de perdas ou vazamentos. Assim, os serviços de contabilidade online facilitam muito a organização contábil da empresa.
Nunca mais vai você vai precisar ficar procurando um documento guardado no arquivo. Todas as informações podem ser acessadas online, de onde estiver, pelo computador ou pelo seu celular. Isso economiza tempo da sua equipe e a libera para ter uma atuação mais analítica e estratégica para a empresa.
A Facilite é uma empresa de contabilidade online que tem contadores espalhados por diversas cidades do país, de forma que você possa contar com o apoio de um profissional que conhece a legislação do seu município.
Nossos clientes têm acesso à nossa plataforma avançada, que oferece todas as facilidades que mencionamos acima e ainda gera relatórios e gráficos que servem de subsídio para você tomar decisões sobre os rumos da empresa.
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