Dentro das práticas contábeis existe a escrituração ou, também conhecido como o registro diário das as operações contábeis de uma empresa. Esse registro é feito em um Livro Diário, conforme as Normas Brasileiras da Contabilidade. Independente do porte da empresa a escrituração contábil é obrigatória, como está previsto ITG 2000, aprovada pela Resolução CFC no. 1.330/11.
Nesse artigo falaremos mais detalhadamente sobre o Livro Diário, o que deve conter nele e as formas de registra-lo.
Após conferir o conteúdo desse artigo, certamente suas principais dúvidas serão sanadas.
Entendendo a utilização do Livro Diário
É um livro contábil de preenchimento obrigatório, onde as empresas lançam suas operações contábeis, dia a dia. Nele, são registrados os fatos contábeis em partidas dobradas, ou seja, os totais débito e crédito deverão ser iguais, sendo conta débito lançada sempre antes da conta crédito. Foi instituído pelo Decreto-Lei 486 de 03/03/69 e regulamentado pelo Decreto-Lei 64.567 de 22/05/69.
Existe a possibilidade de substituir o tradicional livro diário por fichas, sejam contínuas, soltas, avulsas ou em forma de sanfona. Entretanto, cabe ressaltar que essa opção não exclui a obrigatoriedade dos requisitos intrínsecos, previstos na Lei fiscal e comercial. Ou seja, as empresas que optam pela utilização de fichas são obrigadas a adotar o próprio livro para a escrituração das demonstrações financeiras. Além disso, existe outra formalidade da qual não se pode fugir, a extrínseca ou apresentação exterior, que também tem suas condições específicas.
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Formalidades Extrínsecas ou aparência externa
– Precisa ser encadernado;
– Ter folhas numeradas tipograficamente;
– Para empresa, deverá ser autenticado pelas Juntas Comerciais ou repartições encarregadas do Registro do Comércio;
– Se for Sociedade Simples ou entidade sem fins lucrativos, deverá ser autenticado no cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas;
– Conter termo de abertura e de encerramento (na primeira e última página, respectivamente) devidamente preenchidos e autenticados.
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Formalidades intrínsecas ou escrituração
– Utilização do idioma nacional e da moeda corrente do país;
– Necessário o uso da linguagem mercantil;
– Lançamentos individualizados e claros
– Obedecer a rigorosa ordem cronológica de dia, mês e ano, ao lançar os fatos;
– Jamais a presença de intervalos em branco na escrituração, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas, ou transportes para as margens.
Se estas formalidades não forem respeitadas, o Diário acaba sendo completamente invalidado, passando a fazer prova apenas contra o contribuinte.
Termos de Abertura e Encerramento
- No Termo de Abertura: deve conter qual a finalidade do livro, seu número de ordem e de folhas, se firma individual ou sociedade, endereço da sede, número e data dos atos constitutivos e registro no CNPJ.
- No termo de encerramento: deve indicar a que fim se destinou o livro, o número de ordem, número de folhas e a respectiva firma individual ou sociedade mercantil.
Se estas formalidades não forem respeitadas, o Diário acaba sendo completamente invalidado, passando a fazer prova apenas contra o contribuinte.
Diferença entre Livro Diário impresso e digital
Ambos têm a mesma finalidade, porém a grande diferença é que o Livro Diário digital lhe traz uma comodidade e facilidade maior para realizar e controlar na Junta Comercial os registros de operações contábeis. A expectativa, em função do avanço da tecnologia, é que, dentro em breve, todos os livros impressos sejam substituídos pela versão digital.
Atualmente o livro diário digital deve ser entregue no formato exigido pela Receita Federal (ECD – Escrituração Contábil Digital), via ambiente SPED, e é obrigatório para empresas enquadradas no regime do Lucro Real, Lucro Presumido e Terceiro Setor (consulte legislação para verificar exceções).
Como deve ser um Livro Diário digital?
- Para empresa, deverá ser autenticado pelas Juntas Comerciais ou repartições encarregadas do Registro do Comércio;
- Se for Sociedade Simples ou entidade sem fins lucrativos, deverá ser autenticado no cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas;
- Termo de abertura na primeira página e de encerramento na última parte devidamente preenchidos e autenticados;
- O idioma nacional e da moeda corrente do país;
- Deve usar a linguagem mercantil;
- Individualizar e transmitir clareza nos lançamentos;
- Seguir a ordem cronológica de dia, mês e ano dos registros;
O arquivo da versão digital deverá ser assinado (digitalmente) pelo empresário ou representante legal da sociedade e pelo contabilista responsável pela escrituração. Em seguida deve ser encaminhado para o SPED, que por sua vez, disponibilizará para as Juntas Comerciais todas as informações necessárias para a devida autenticação.
Uma das grandes vantagens do livro digital é que qualquer pessoa que tiver o arquivo poderá verificar a autenticidade da escrituração contábil da empresa e visualizar e imprimir a escrituração, sem ficar solicitando o livro impresso.
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