Entenda as rotinas básicas mensais essenciais para a gestão da sua empresa.
Aqui na Facilite nós te ajudamos a administrar suas contas, fazendo a maior parte do trabalho para que você tenha que se preocupar o mínimo possível com os assuntos de contabilidade. Nós pedimos aos nossos clientes que executem apenas 3 tarefas simples.
Neste post iremos ensinar e explicar as rotinas básicas mensais que nossos clientes precisam realizar para garantir que sua contabilidade fique em dia. Vamos falar sobre elas a seguir.
1 – Notas fiscais
A primeira tarefa que o cliente Facilite precisa realizar é a emissão de notas fiscais pela plataforma online. Ele também pode importar essas notas fiscais até o dia 5 de cada mês. Nós pedimos que nossos clientes realizem essa tarefa porque uma vez que essas notas são inseridas no sistema Facilite, elas também são inseridas no nosso banco de dados. Com as notas fiscais no nosso banco de dados, os cálculos que precisamos fazer (como cálculo de imposto e estruturação fiscal, por exemplo) são realizados de forma muito mais fácil. Para saber como emitir uma nota fiscal clique aqui.
2 – Notas de compra
Outra atividade que pedimos aos nossos clientes é que monitorem as notas de compra. Nós, da Facilite, possuímos uma ferramenta muito semelhante ao www.arquivei.com. Essa ferramenta captura notas fiscais que são emitidas contra o CNPJ do nosso cliente. Utilizamos para ações de prevenção e fraudes.
Por exemplo, se um comércio compra um determinado produto de seu fornecedor (uma indústria por exemplo) e a mesma emite uma NF-e, o nosso sistema captura essa nota e já a salva no sistema. Por isso pedimos para que o cliente torne rotina o processo de verificação de notas de compras, pois assim conseguimos saber se está faltando alguma nota para cálculos (de diferencial de alíquota, por exemplo). Esse processo também tem como função evitar fraudes e evitar o que chamamos de nota fria.
Nota fria acontece quando um fornecedor fraudulento emite uma nota fiscal contra um CNPJ de uma empresa sem a devida autorização . Esse fornecedor pega essa nota e faz uma antecipação de recebíveis junto ao banco. O grande problema é que esse fornecedor está cometendo uma fraude! A empresa não sabe de nada, ela não está comprando, o fornecedor está apenas simulando uma venda para poder pegar o dinheiro no banco. Depois que consegue retirar esse dinheiro, o fornecedor desaparece. Como consequência, o banco acaba negativando a empresa. Para saber mais sobre notas frias clique aqui.
Felizmente, os clientes Facilite não precisam se preocupar com isso. Nossa ferramenta não apenas evita a nota fria, como está equipado com um banco de dado que conta com uma lista de 9000 CNPJS fraudulentos. Ou seja, se qualquer um desses CNPJs emitir uma nota fiscal contra qualquer cliente da nossa base, nós rapidamente identificaremos o fornecedor fraudulento e notificaremos o cliente.
Por isso é importante que o cliente sempre monitore as notas de compras, pois assim nós poderemos nos manifestar contra notas fraudulentas o mais rápido possível.
3 – Importação do extrato bancário
A terceira e última tarefa é importar o extrato bancário e os lançamentos contábeis da empresa. Para realizar essa tarefa o cliente precisará puxar o extrato do banco dele no formato .ofx e importar no nosso sistema.
Muitos clientes encontram dúvidas sobre como realizar esse processo. Por isso criamos um tutorial explicando como importar o extrato .ofx no nosso sistema. O objetivo de importar esse extrato é classificar as transações bancárias. Isso irá nos ajudar – e ao cliente também – a entender de onde o dinheiro está vindo e para onde está indo.
Conforme classificamos as transações bancárias conseguimos afirmar se o dinheiro é fruto de vendas ou se é fruto de empréstimos. Se ele advém de aportes de sócios ou de investidores. Também conseguimos entender para onde o dinheiro está indo. Então será que o lucro está sendo gasto com pagamento de funcionários ou com dividendos? Será que a maior parte do dinheiro recebido é investida na compra de maquinário? A única maneira de ter essas respostas é fazendo a classificação das transações bancárias, por isso é fundamental importar o extrato bancário.
Esses são as três rotinas básicas mensais que o cliente Facilite precisa ter. O resto pode deixar com a gente. Se o cliente nos fornece essas informações, nós poderemos deixa-las consolidadas no sistema e conseguiremos fazer todo o resto da contabilidade da sua empresa.
O que achou dessa rotina? Conta pra gente! E se tiver qualquer dúvida nos mande uma mensagem, estaremos felizes em te atender! Pra finalizar assista uma demo do nosso sistema!
