Mais difícil do que abrir uma empresa é administrá-la. Depois de definir o modelo de negócios, o propósito da organização e dar os primeiros passos, é necessário desenvolver a gestão para que todos os objetivos sejam alcançados. A tarefa não é simples, mas também não deve ser encarada como um bicho de sete cabeças. Com planejamento e disciplina, é possível vencer todos os obstáculos.

Em primeiro lugar, é preciso ter clareza de que um dos papéis mai importantes da gestão é alinhar processos, desde o nível estratégico até o operacional, buscando consolidar aqueles que gerem valor para o cliente. Compete também à gestão administrar recursos financeiros, controlando o fluxo de caixa e definindo os investimentos que serão feitos no negócio. Outro aspecto que depende da gestão é a coordenação das atividades realizadas pelos colaboradores e fornecedores.

Do planejamento à ação

A grande questão é: será possível sistematizar a gestão? Em certa medida, é factível consolidar processos que favoreçam a administração da empresa. Uma das ferramentas que auxilia nessa tarefa é o PDCA, conhecido também como ciclo de Deming ou ciclo da melhoria contínua. Trata-se de um método que estimula gestores a planejarem e a colocarem em prática as ações previstas.

O acrônimo deriva dos termos em inglês plan (planejar), do (fazer), check (avaliar) e act (agir). Na primeira etapa (plan), são definidos os resultados esperados e o planejamento das ações necessárias para alcançar os objetivos propostos. Na sequência (do), os processos devem ser organizados, comunicados às equipes responsáveis e executados. O passo seguinte consiste na avaliação dos resultados (check), que devem estar baseados no acompanhamento de indicadores de desempenho. A partir dos apontamentos trazidos pela avaliação, deve-se, então, estabelecer ações corretivas (act), a fim de promover melhorias continuamente.

A ferramente pode ser aplicada no planejamento geral da organização e, também, em departamentos ou projetos específicos. O ideal é que esse fluxo seja adotado em todas as áreas e atividades pois, assim, será possível fortalecer a gestão e controlar melhor cada processo. O grande benefício está em promover ajustes sempre que se identificar uma falha ou quando o desempenho ficar abaixo do esperado.

Administração baseada em dados

Independentemente dos métodos adotados pela gestão, é fundamental que o planejamento seja baseado em um diagnóstico preciso das condições da empresa. Para isso, o acompanhamento de dados estratégicos é indispensável. E vale destacar que todo processo gera informações importantes para a tomada de decisões dos gestores.

Esses dados vêm da própria operação ou de relatórios oficiais, elaborados pela contabilidade. Na parte operacional, é possível adotar indicadores de desempenho, que vão indicar a produtividade e a qualidade de entrega dos colaboradores, o tíquete médio dos clientes, os custos relativos ao processo de produção, entre outros pontos.

Já os relatórios contábeis trazem dados mais consolidados, que revelam outros aspectos gerais da gestão, como a performance financeira, o nível de endividamento e a evolução do patrimônio, por exemplo. A partir das informações contidas nesses documentos, é possível analisar questões diversas – entre elas, a lucratividade e a necessidade de capital de giro do negócio -, bem como fazer projeções mais realistas, baseadas no desempenho empresarial.

Tecnologia como aliada

Entre os principais relatórios contábeis que devem ser analisados, destacam-se o balanço patrimonial, documento obrigatório que apresenta a composição de ativos e passivos da empresa, e a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE), também exigida legalmente e que detalha o desempenho financeiro da organização.

Para produzir esses e outros documentos, bem como para gerar dados necessários ao cumprimento de obrigações acessórias (relacionadas às exigências tributárias e fiscais), o controle sobre as informações da empresa deve ser rigoroso.

O mais indicado é que a organização adote um software de gestão que possa ser integrado aos programas utilizados pelo contador – conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) O ERP integrado à contabilidade garante que todos os dados necessários à gestão contábil sejam disponibilizados aos setores competentes.

O papel do contador

O profissional que melhor pode contribuir para a boa gestão de uma empresa é o contador. Seu trabalho compreende o assessoramento e a execução de serviços na área contábil, fiscal, tributária e trabalhista. É, por tanto, um parceiro indispensável desde os primeiros passos da organização.

Aliás, o recomendado é que o contador seja consultado antes mesmo da abertura da empresa. Assim, ele pode analisar a viabilidade econômicado negócio e identificar as melhores opções de registro e enquadramento do negócio, otimizando o investimento que será feito.

Em um país como o Brasil, que tem um dos sistemas tributários mais complexos do mundo, a assessoria contábil é questão de sobrevivência. De acordo com o relatório Doing business, elaborado pelo Banco Mundial, as empresas brasileiras dispensam, em média, 1.958 horas apenas para cumprir as obrigações tributárias.

Pela estrutura e conhecimento que possuem, os escritórios contábeis realizam essas mesmas obrigações de forma rápida e eficiente. Além disso, podem contribuir com a gestão do negócio analisando o desempenho financeiro da empresa, auxiliando no planejamento tributário, orientando os gestores e executando exigências fiscais, trabalhistas e tributárias.

Conte com o apoio da Contabilidade para profissionalizar e aprimorar o modelo de gestão do seu negócio. Podemos auxiliar você nesse processo.

 

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