Você já ouviu falar em contabilidade online? E sabe como montar um escritório de contabilidade online?
O mundo se modernizou, e muitos contadores estão pensando na possibilidade de montar um escritório de contabilidade online.
Com a evolução tecnológica, a forma como nos relacionamos, compramos, nos comunicamos e fazemos nossas atividades diárias mudou.
A internet está presente no cotidiano de todos assim como no ambiente profissional. E na contabilidade não é diferente, visto que ela auxilia na organização de tarefas e na aceleração de processos. Não estamos falando de uma espécie de assistente virtual ou um substituto para o contador.
A ideia aqui não é de substituição ou conversão do trabalho, mas de complemento.
Embora a “tecnologia da internet” possa assustar alguns contadores, a verdade é que podemos nos beneficiar da automatização e da integração de sistemas contábeis e de gestão. A internet é nossa parceira, não inimiga.
Diante dessas mudanças, muitos contadores que ainda prestam seus serviços de forma tradicional tem se deparado com a necessidade de migrar para esse novo formato. A questão é: como um escritório de contabilidade ou um contador consegue transformar sua contabilidade em um modelo online? Qual é o passo a passo desse processo e quais são as ferramentas necessárias?
Nesse artigo vamos falar sobre os primeiros passos para se montar um escritório de contabilidade online e os segredos que os principais players do mercado estão utilizando para escalar suas operações.
Você tem um escritório de contabilidade e quer migrar seus serviços para a plataforma online?
Você é um contador que quer abrir seu negócio contábil e fornecer seus serviços de forma autônoma e digital?
Quer se livrar da burocracia do sistema tradicional?
Nós da Equipe Facilite tiramos todas suas dúvidas para você criar seu escritório de contabilidade online sem medo e AGORA MESMO!
Mas afinal, o que é contabilidade online?
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Contabilidade online (também conhecida como contabilidade digital) é um novo modelo de negócios no ramo contábil, onde o processo e os serviços de um escritório de contabilidade são realizados utilizando-se de plataformas digitais.
A palavra “online” costuma remeter a processos realizados integralmente por meio da internet, à distância e, muitas vezes, de máquina a máquina, sem intervenção humana. Apesar da frieza da operação, há muitos ganhos em áreas diversas, como velocidade e segurança. Mas tal característica não se aplica à contabilidade.
Para os Contadores, a internet é mais um meio através do qual seu trabalho pode ser ofertado e realizado, mas diferentemente do que ocorre em outros setores, sua presença continua insubstituível. É por isso que nós da Facilite criamos o termo Contabilidade Online TouchTech, com objetivo de educar os empresários de que ter um Contador próximo é fundamental para o crescimento do seu negócio.
É nisso que a contabilidade online se baseia, podendo ela ser definida como uma ferramenta que qualifica a relação profissional contábil com seus clientes e o atendimento às suas obrigações acessórias.
Por que montar um negócio de Contabilidade Online TouchTech?
Esqueça abrir um modelo de Contabilidade Online como os principais grandes players do mercado, tipo Contabilizei. Com estratégias de baixar preço, atender todo o Brasil, ganhar escala, blá blá blá.
TENTE PRIMEIRAMENTE NÃO PERDER SEUS CLIENTES PARA ESSES PLAYERS!!!
Todos nós sabemos como é burocrático o processo tradicional de contabilidade de uma empresa. É preciso deslocamento do empresário para recebimento e entrega de documentos.
Portanto, o atendimento é exclusivamente presencial, e as tarefas contábeis são todas realizadas manualmente, o que toma muito tempo do Contador. Mas também sabemos que estar próximo do cliente é importante, por conta da agilidade de atendimento, conhecimento da legislação do município e estado.
Coisa que os grandes players não tem.
Ative esse gatilho mental, o medo. Mostre para seu cliente como será os novos processos de um escritório que nem estrutura física na cidade têm. Mostre para ele que você é a pessoa mais qualificada (gatilho da autoridade) para cuidar da empresa devido ao conhecimento e experiencia adquirido ao longo do tempo atendendo empresas na sua cidade.
Não existe gatilhos mentais mais poderosos do que o MEDO e a AUTORIDADE, se você trabalhar bem isso as chances de perder seu cliente é mínima.
ATAQUE ONDE ELES SÃO DEFICIENTES: ATENDIMENTO PERSONALIZADO, CONHECIMENTO E DOMÍNIO DA LEGISLAÇÃO.
Se você não quer prostituir a marca do seu escritório de contabilidade atual, o aconselhável é montar uma “marca de blindagem“, com outro DNA, nova identidade visual e até mesmo com uma nova cultura de pessoas.
Podemos te ajudar nesse sentido, pois com essa marca todos os clientes que estão na mira das contabilidades online poderá ate evadir da sua carteira de clientes do escritório principal (tradicional), mas você poderá persuadi-lo a experimentar o seu próprio modelo de contabilidade online. Isso é fantástico e dar certo, temos vários cases aqui que comprovam isso.
Vantagens da Contabilidade Online?
A contabilidade online permite que o processo seja automatizado, tornando-se assim bem mais ágil, seguro e transparente do que no modelo tradicional. E essa melhoria no processo é percebido em vários benefícios que a contabilidade online oferece tanto para os Contadores quanto para os empresários clientes, tais como:
- Preenchimento e entrega de declarações por meio digital;
- Recebimento automático de informações para análise contábil;
- Monitoramento em tempo real sobre o controle financeiro;
- Gerenciamento de documentos armazenados na nuvem;
- Suporte ao cliente também por computador e dispositivos móveis;
- Organização de dados em arquivos digitais para atendimento à fiscalização.
Como é possível perceber em cada uma dessas ações, a tecnologia é o meio que qualifica a operação, mas ela ainda depende do contador para que nada escape do radar, tanto no cumprimento das obrigações quanto para a adoção das melhores práticas de gestão financeira.
Esse novo estilo de contabilidade vem ganhando notoriedade desde 2012, com o surgimento crescente de várias empresas no setor.
Desde então, esse novo sistema vem revolucionando o mercado, e a cada dia que passa, tanto o número de empresas contábeis que percebem as vantagens dessa nova tecnologia e migram seus serviços para o meio online quanto o número de clientes que vêem sua praticidade e segurança, aumenta.
Embora muitos contadores tenham a plena certeza que precisam migrar seu modelo de negócio para o mundo digital, muitos têm dúvida sobre o porquê disso e se realmente vale a pena.
Para facilitar esse entendimento, escalamos aqui alguns motivos pelos quais é extremamente vantajoso para um escritório de contabilidade tradicional começar a prestar seus serviços online.
1. A sua concorrência já pratica a contabilidade online
Desde 2012, a contabilidade online vem crescendo rapidamente no Brasil. Várias empresas, principalmente empresas menores, com baixo faturamento e enquadradas no regime tributário do Simples Nacional, procuram uma contabilidade online com o objetivo de reduzir custos e diminuir as burocracias envolvidas nos processos contábeis.
Por isso, muitas empresas têm migrado para essa modalidade ou têm adotado planos de contabilidade online ao seu modelo de negócios.
Oferecer contabilidade online deixou de ser uma questão diferencial para se tornar cada dia mais uma questão de sobrevivência dentro do mercado. Os contadores que não absorverem essa demanda estarão sob o risco de não conseguirem mais clientes.
Preparamos um artigo para que os pequenos empresários possam enteder as diferenças dos 10 maiores escritórios de Contabilidade Online do mercado. Mesmo você sendo Contador acredito que vale a pena a leitura.
Portanto, se você já pratica a contabilidade tradicional, está na hora de também montar um negócio de contabilidade online!
2. Um escritório de contabilidade online tem maior alcance geográfico
Geralmente quando você possui um escritório de contabilidade tradicional, atende apenas clientes locais. Isso porque quase sempre os clientes que não estão acostumados com um modelo online preferem ter um local físico para ir quando precisam resolver algum problema.
Já quando um escritório passar a prestar seus serviços online, o atendimento é realizado por telefone, chat e internet. Com isso, além de diminuir os gastos com um escritório equipado para receber visitas e reuniões, o contador consegue também atender mais localidades além do seu bairro.
3. Que Contador você vai querer ser? Contador Online (preço) ou Contador Consultor? Resposta: Escolha as duas opções!
Muitos contadores pensam que ter uma prestação de serviços online impossibilitaria a prestação da contabilidade de forma tradicional. Mas na verdade é possível passar a oferecer a contabilidade online sem abrir mão do modelo tradicional.
Existem muitas empresas que não desejam migrar para um modelo online porque gostam de contar com a possibilidade de marcar reuniões ou receber consultoria empresarial. Você como contador não precisa migrar suas empresas no modelo antigo para o modelo online.
Basta você entender o quanto um cliente que demanda reuniões presenciais custa para sua empresa, e quanto um cliente online custa. Dessa forma, você pode criar diferentes tipos de planos e oferecer formas diferenciadas de atendimento dentro de cada um desses planos, ou como foi citado acima, criar uma nova marca.
Clientes antigos podem desejar não abrir mão de enviar seus documentos e informações por e-mail ou pelo correio, no lugar de utilizar uma plataforma. Vale a pena você avaliar se, mesmo assim, seu cliente permanece rentável, e independentemente disso, você pode utilizar uma plataforma de contabilidade online para facilitar os processos relativos a esse cliente – independe ele usar ou não na outra ponta.
4. Você precisa de mais tecnologia para automatizar os processos no seu negócio
Hoje em dia, com toda a tecnologia disponível, armazenar documentos de maneira física já é uma técnica ultrapassada e que pode atrasar muito os processos de uma empresa em relação aos seus concorrentes que já os armazenam no formato digital, na nuvem ou no computador.
Se você tem a intenção de atender mais clientes sem necessariamente contratar muito mais funcionários e aumentar proporcionalmente o custo fixo do seu negócio e o seu risco, você precisa pensar em formas de tornar seu negócio escalável.
Para isso, é preciso contar com processos mais automatizados, com ferramentas e recursos que acelerem e facilitem o trabalho. É imprescindível que você possua uma plataforma de gestão dos seus serviços, para centralizar seu trabalho em um lugar apenas e agilizar suas tarefas.
Então vamos ao que interessa!
Está na hora de você aprender o que é necessário para montar seu negócio de contabilidade online e saber exatamente o que fazer para dar os primeiros passos nessa direção!
1º Passo: Agregue a tecnologia no processo de contabilidade
Oferecer um serviço de contabilidade online sem o uso da tecnologia no processo seria impossível.
O primeiro passo que você deve dar é escolher a melhor plataforma de gestão com integração contábil para o seu negócio.
Nós da Facilite oferecemos uma plataforma white label. A melhor solução em plataformas de gestão com integração contábil.
Mas Facilite, o que é white label?
White label é um novo conceito de plataforma tecnológica, onde o contador ou a empresa contábil não precisa se preocupar em desenvolver um sistema próprio, do zero. A Facilite faz isso pra você.
Nosso time de desenvolvedores de software cria para você e sua empresa uma plataforma de gestão contábil completa e totalmente personalizada, com todas as ferramentas e recursos que são necessários para realizar o processo de contabilidade online, EM APENAS 1 DIA. Isso mesmo, nós criamos uma plataforma inteira para seu negócio em apenas 1 dia. E o melhor de tudo, apenas com a sua marca.
- Personalização da plataforma com a marca do seu escritório;
- Emissor de NFSe SEM LIMITAÇÃO de notas emitidas e empresas cadastradas.
Para saber mais sobre a plataforma white label da Facilite, clique aqui!
Existem, ainda, outras tecnologias que você poderá adotar para agilizar o processo contábil na sua empresa:
- Contatos rápidos: o Whatsapp é uma forma de fácil de se conectar com seus clientes;
- Gestão de tarefas e pendências: um sistema de gestão de tarefas, como o Trello, pode ajudar na rotina;
- Videoconferência: o Google Meet e o Skype são duas plataformas confiáveis, rápidas e gratuitas.
Esses são apenas alguns exemplos de ferramentas que podem ser utilizadas, mas servem para você ter uma dimensão de todo o planejamento que será necessário a partir de agora.
2° Passo: Prepare sua equipe
Por trás de toda essa tecnologia, é imprescindível que você tenha uma equipe preparada para atender a essa nova demanda digital.
Esses novos clientes vão precisar ser atendidos de uma forma diferente da convencional, afinal eles podem estar a quilômetros de distância.
O time precisa estar preparado para se tornarem mais consultores de negócios do que meros digitadores de lançamentos.
Isso exige uma mudança de pensamento e postura.
É um trabalho que envolve motivação, conhecimento e comprometimento com o sucesso do cliente.
Essa transação de função é extremamente motivadora para o profissional contábil e ajuda a reter muito mais o time do escritório.
Quer ver sua equipe motivada e produtiva?
Invista em uma nova perspectiva do papel do contador para as pequenas empresas.
3° Passo: Eduque os clientes
Para que essa nova modalidade de serviço funcione, é preciso que o seu cliente esteja disposto a colaborar com o próprio sucesso e organização.
Muitas vezes, o caminho será uma completa reeducação financeira.
É aí que entra o papel de consultoria do contador em indicar uma ferramenta de gestão que traga benefícios para o cliente e, ao mesmo tempo, ajudá-lo a utilizar essa ferramenta para que o escritório também seja beneficiado.
O cliente mais organizado tem mais informação para a tomada de decisões e suas chances de sucesso aumentam.
O contador ganha produtividade e tem o cliente por muito mais tempo, crescendo junto e apoiando na gestão.
4° Passo: Adote uma postura consultiva
Agora que você tem mais tempo, pode se dedicar mais a ajudar seus clientes. Para isso, é preciso investir em atendimento e entender melhor a realidade de cada um deles.
Quais são suas dores atuais?
E como você pode estar ajudando?
Talvez um deles esteja às voltas com redução de custos, mas não consiga fazer uma análise precisa da situação.
Talvez outro esteja pensando em expandir seu negócio e investir pesado em tecnologia, porém não consiga calcular corretamente o custo desse movimento.
Para essas e muitas outras situações, o contador é a figura ideal à qual recorrer, já que se trata de um profissional que domina todos os conceitos contábeis e financeiros.
Mas é bem possível que esses clientes não saibam que podem contar com a sua ajuda nessas horas, não é mesmo?
Então, assuma uma postura de consultoria e, aos poucos, comece a cobrar mais por seus serviços.
5º Passo: Faça o marketing da contabilidade online
Para se tornar um escritório de contabilidade online, o marketing contábil digital é muito importante. Sem ele, o aumento da receita será bem mais difícil.
Lembre-se: você terá mais tempo para atender e captar clientes, e o marketing digital será o seu melhor aliado na missão de expandir as receitas.
E por onde começar?
Você precisa entender que hoje na era do Marketing Digital é necessário seguir uma sequência lógica:
Atrair > Converter > Relacionar > Vender
Vale tentar entender, primeiro, em quais mídias o seu público se encontra.
Quais os canais que os seus clientes frequentam?
Com essa pequena pesquisa, você pode dar os primeiros passos para definir a criação de páginas em redes sociais, criar um blog, adequar seu site e investir em e-mail marketing.
Depois, vale a pena elaborar um planejamento editorial para tentar descobrir assuntos sobre os quais os seus clientes estão interessados e pesquisando na internet.
Dessa forma, você atrai usuários para os seus canais, demonstra autoridade e domínio do assunto para que os mesmo tenha confiança em aceitar um contato com você (conversão).
Uma vez convertido esse lead você irá relacionar-se com ele para reforçar sua autoridade e demostrar que você é o Contador(a) idela para cuidar da empresa dele. Seguindo essa sequência o processo de fechar a venda é muito mais fácil.
A Equipe Facilite pode ajudar você a como montar seu escritório de Contabilidade Online!
Sim, isso mesmo. A Facilite pode ajudar você a montar o seu negócio contábil online. E o melhor de tudo: em apenas 1 dia. Temos um setor totalmente voltado para o desenvolvimento de softwares dos sistemas online dos clientes, que é capaz de desenvolver uma plataforma white label completa EM APENAS 1 DIA!
