A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento muito importante, tanto para quem emite quanto para quem recebe, pois ela é o meio através do qual as empresas compram e vendem todos os produtos que consomem e comercializam. Por isso, é necessário ter cuidados com a nota fria. Aqui, veremos do que se trata.
A substituição das antigas NF’s em papel pela versão digital facilitou a gestão fiscal e contábil, mas também exige muita organização e controle, pois em um ambiente dinâmico e volátil como o eletrônico, é fácil “se perder” entre milhares de arquivos XML, e além disso a fiscalização acerca das movimentações é a mesma, podendo incidir sobre operações ocorridas nos últimos cinco anos.
Entrentanto, juntamente com a comodidade da NF-e, novas formas de golpe foram criadas e precisam de atenção especial dos empresários, pois a empresa pode ser envolvida involuntariamente em uma fraude e receber uma multa pesada.
Recentemente surgiram várias denúncias de fraudes que vêm sendo apuradas pelo Fisco na qual empresas de fachada (ou não) estão emitindo NF-e’s sem o conhecimento das empresas “compradoras”, ou seja, há a emissão de uma nota fiscal eletrônica sem que a operação tenha sido de fato realizada (prática conhecida como “nota fria”).
Os falsários utilizam estas notas para transferência ilegal de créditos de ICMS e até para lavar dinheiro.
Se a empresa cuja NF-e consta como compradora não acusar a operação na SEFAZ, pode ser envolvida na investigação pelo descumprimento de normas fiscais, omissão e recolhimento de impostos.
Caso não seja realizado o controle periódico de notas fiscais eletrônicas que são emitidas contra seu CNPJ, a empresa vítima da nota fria só ficará sabendo quando for questionada pelo Fisco devido ao não reconhecimento de tributos e a escrituração dos documentos.
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Vantagens de se monitorar o CNPJ e as notas fiscais
A maior vantagem de realizar o monitoramento periódico das NF-e é se proteger contra notas frias, conforme vimos. Consultar as notas emitidas contra o seu CNPJ todos os dias permite ao gestor corporativo saber sobre a existência delas no mesmo dia da emissão e ter acesso a diversas informações sobre elas. Dessa forma, ele consegue se proteger por meio da manifestação do destinatário da nota.
Entretanto, esse não é o único benefício. Monitorar as notas fiscais regularmente também protege contra notas canceladas, uma vez que o gestor consegue saber previamente da sua existência e avaliar a situação corretamente, sem correr os riscos de fazer a escrituração de notas erradas. Ele também consegue entrar em contato com o emissor da nota que foi cancelada se suspeitar que houve algum equívoco e, assim, corrigir o problema de forma rápida.
Outra vantagem é que realizar esse tipo de consulta constantemente também permite a centralização e o controle adequado dos processos de faturamento. Dessa forma, é possível realizar um planejamento mais adequado e uma previsão mais certeira das demandas.
Além disso, visualizando as notas antes mesmo da chegada do produto ou insumo à empresa, é possível se antecipar e até mesmo identificar possíveis erros antes de sua saída do fornecedor. Isso ajuda a evitar a burocracia envolvida na devolução ou troca de mercadorias e, consequentemente, economiza o tempo da empresa.
Por fim, vale lembrar que a consulta e o download da NF-e também auxilia no recebimento de produtos, permitindo que a empresa se antecipe nas entregas fazendo com que o planejamento da logística seja mais eficaz.
Quais são as penalidades para quem emite notas frias?
A nota fria pode ser enquadrada em diferentes crimes, dependendo da forma como sua emissão é organizada.
O artigo 172 do Código Penal qualifica como crime “emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado”, com pena de 2 a 4 anos de prisão e multa.
Contudo, a emissão de notas frias em geral é acompanhada por um esquema criminoso mais sofisticado. Em um caso no Paraná, por exemplo, dois homens foram autuados por estelionato, falsidade ideológica, falsificação de documentos e crimes de ordem tributária. Tudo por que um fiscal da Receita estadual notou que a carga de papel a bordo do veículo utilizava o documento em nome de uma empresa e a numeração do CGC e CNPJ de outra.
Muitos esquemas de nota fria são projetados para transferir créditos ilegais de ICMS e sonegar tributos federais, como o IPI e o IRPJ.
Outros ainda existem para repassar propinas: empreiteiras, empresas de consultoria e negócios de fachada em nome de “laranjas” emitem essas notas falsas para justificar o envio de um dinheiro que na verdade é suborno.
Em muitos casos, o serviço nunca foi prestado ou o produto não existe.
Notas frias também podem ser usadas para acompanhar esquemas de roubo. Uma empresa X envia mercadoria para o local Y, mas emite a nota fiscal em nome da destinatária Z. Se a empresa Y não agir prontamente, pode ter de pagar multa e prestar contas à Receita, mesmo não sendo beneficiária do esquema.
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As empresas também podem ser punidas pela emissão de notas frias?
Não são apenas as pessoas que respondem penalmente pelos crimes envolvidos com notas frias. As empresas também.
Entre as possibilidades de punição, estão:
- A empresa pode ser declarada inapta ou baixada de ofício pela Receita Federal;
- A SEFAZ pode cancelar a inscrição estadual do negócio, impedindo a emissão de novos documentos fiscais (inclusive legais) e, portanto, proibindo a entrada de receita;
- As empresas destinatárias das notas frias também podem ser autuadas pela Receita conforme os créditos tributários apurados.
O que acontece em muitos casos é as empresas desconhecerem que foram alvos de ações de notas frias e só descobrem quando são autuadas por um fiscal da Receita e/ou multadas pela falta de pagamento de imposto referente ao documento fiscal. Por isso, é importante ficar atento!
Quanto dinheiro é movimentado com notas frias?
É difícil fazer uma estimativa, por um motivo óbvio: as notas frias operam na clandestinidade e não existe uma contabilidade confiável delas.
Mas é possível ter alguma ideia baseada em operações de autoridades. Em março de 2016, a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo deflagrou a operação Quebra Gelo, para apurar a possível emissão de notas frias na capital paulista, em valores que poderiam somar R$ 124 milhões.
No ano seguinte, de novo em março, foi realizada uma nova fase da operação. Dessa vez, as operações suspeitas passavam de R$ 400 milhões. Atenção: essas operações específicas foram realizadas apenas na capital, e não no estado como um todo.
Em maio de 2018, a Receita Federal havia instalado 298 procedimentos fiscais contra empresas citadas nos acordos de colaboração premiada de executivos e acionistas do Grupo J&F (dono da JBS).
Uma única empresa, a Rico Táxi Aéreo, foi citada como tendo emitido R$ 6 milhões em notas frias para repassar como propina.
Portanto, o valor que circula em notas frias anualmente no Brasil atinge seguramente a casa dos bilhões de reais.
Como se precaver contra notas frias?
Para se proteger de tais situações, o contribuinte deve manifestar seu reconhecimento sobre as NF-e’s emitidas contra sua empresa, e para isso ele poderá recorrer ao sistema manifestador gratuito da SEFAZ SP ou uma ferramenta profissional como da Facilite, que além de fazer as manifestações em lote, também permite o download de todos os arquivos XML.
A ferramenta da Facilite também faz emissão de nota fiscal, gerencimento financeiro e armazenamento de documentos. Tudo por navegador web ou por aplicativo Android e IOS.
Através das manifestações automatizadas o contribuinte pode declarar:
- Ciência da Emissão;
- Confirmação da Operação;
- Desconhecimento da Operação;
- Operação não realizada.
O que significa cada evento?
Segundo informações oficiais do portal da NF-e da SEFAZ, são:
Ciência da emissão
O evento de “Ciência da Emissão” registra na NF-e a solicitação do destinatário para a obtenção do arquivo XML. Depois do registro deste acontecimento, é permitido que o destinatário faça o download do arquivo.
Não representa a manifestação do destinatário sobre a operação, mas unicamente dá condições para que ele obtenha o arquivo; este evento registra na NF-e que o destinatário da operação, constante nesta NF-e, tem conhecimento que o documento foi emitido, mas ainda não expressou uma manifestação conclusiva para a operação.
Confirmação da operação
O evento será registrado após a realização da operação, e significa que a operação ocorreu conforme informado na NF-e. Quando a NF-e trata de uma circulação de mercadorias, o momento do registro do evento deve ser posterior à entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário.
Este acontecimento também deve ser registrado para NF-e onde não existem movimentações de mercadorias, mas foram objetos de ciência por parte do destinatário, por isso é denominado Confirmação da Operação e não Confirmação de Recebimento.
Importante registrar, que após a Confirmação da Operação pelo destinatário, a empresa emitente fica impedida de cancelar a NF-e. Apenas o evento de Ciência da Emissão não inibe a autorização para o pedido de cancelamento da NF-e, conforme o prazo definido na legislação vigente.
Operação não realizada
Este evento será informado pelo destinatário quando, por algum motivo, a operação legalmente acordada entre as partes não se realizou (devolução sem entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário, sinistro da carga durante o transporte, etc.)
Desconhecimento da operação
Tem como finalidade possibiltar ao destinatário manifestar-se quando utilizarem indevidamente sua Inscrição Estadual, por parte do emitente da NF-e, para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para destinatário reverso. Este evento pode proteger o destinatário de passivos tributários envolvendo o uso indevido de sua IE ou CNPJ.
Resumindo, podemos afirmar que a ciência da emissão é um estágio em que o contribuinte reconhece a NF-e, mas ainda não a confirmou por estar aguardando a finalização da operação (com a mercadoria em trânsito, por exemplo).
O evento de confirmação da operação, em que tudo ocorreu como acordado e que a mercadoria foi devidamente recepcionada e está em posse da empresa, operação não realizada, quando apesar de ser legítima a transação não foi efetuada de fato por algum imprevisto.
E, por fim a última e que mais vai reguardar o contribuinte de cair numa cilada tributária é a operação de desconhecimento da operação, onde ela declara que de fato a transição nunca ocorreu.
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