Demonstrações financeiras são documentos importantes para todas as empresas. Elas trazem informações sobre a realidade financeira e contábil das instituições.
Em pequenos empreendimentos, os demonstrativos são utilizados para comprovar os ganhos e servem de cálculo para os impostos que precisam ser pagos.
Já em organizações maiores, inclusive de capital aberto, os demonstrativos financeiros servem para este mesmo exercício, mas também para apresentar os resultados aos investidores de forma transparente.
Fazer esses relatórios contábeis não é algo complicado, especialmente quando você conta com a ajuda das melhores tecnologias em contabilidade. Porém, mesmo não sendo o trabalho mais complexo na realidade do setor financeiro, é necessário muita atenção para executar os demonstrativos com a máxima precisão.
Neste post, separamos para você cinco dicas para produzir as demonstrações financeiras da sua empresa ou do seu cliente com assertividade.
O que são e qual a finalidade das demonstrações financeiras?
Antes de ingressar nos tipos de demonstrações financeiras mais importantes, é essencial compreender o objetivo desses documentos.
As demonstrações financeiras são balanços e apresentações de resultados que foram um compilado de todas as informações que orbitam a saúde financeira da empresa e todos os números produzidos pela empresa, ou seja, fatores como o faturamento, gastos e o patrimônio total.
A finalidade desses relatórios é informar com precisão para auxiliar na tomada de decisão. Por meio dos dados contidos nas demonstrações, os gestores, investidores e proprietários de uma empresa têm em mãos todas as informações necessárias para fazer as escolhas mais pertinentes para o sucesso da instituição.
Junto com a finalidade estratégica, os relatórios financeiros servem como base para tarefas contábeis, dentre elas:
- Apuração dos impostos a serem pagos pela empresa;
- Análise de adequação ao atual regime tributário;
- Controle do fluxo de caixa;
- Otimização dos gastos e melhora do controle financeiro.
E também é com base nas demonstrações financeiras que o comitê executivo de uma organização decide pela realização de novos investimentos, cortes em setores, redução ou ampliação da produtividade, etc.
Os demonstrativos são obrigatórios?
A parte obrigatória dos demonstrativos é relacionada aos impostos. Os balanços feitos pelo setor de contabilidade ou escritório contábil que presta serviços à empresa servem como base para que a Receita Federal analise a produção de recursos, os impostos pagos e a conformidade da instituição com o regime tributário escolhido.
Apesar de não haver obrigatoriedade na apresentação dos dados financeiros para os agentes internos da empresa (gestores, proprietários, stakeholders, etc), é quase impossível realizar uma boa gestão empresarial sem esse tipo de informação.
Vale destacar que esse tipo de documento gera transparência sobre a atividade da empresa, o que é essencial para atrair investidores, informar os atuais stakeholders da empresa e também para demonstrar a qualidade da organização para credores e clientes.
Por fim, é com base nesses documentos que uma instituição consegue viabilizar linhas de crédito especiais e financiamentos bancários para suas atividades.
Quais são os principais tipos de demonstrativos financeiros?
Os demonstrativos financeiros mais importantes para uma empresa são:
Balanço Patrimonial
A principal demonstração financeira. Este documento apresenta o patrimônio acumulado e explica a posição financeira da empresa. Geralmente é realizado no final ou começo do ano.
Demonstração dos resultados do exercício (DRE)
Apresenta o resultado das operações em um determinado período, geralmente, abrangendo 12 meses. O DRE apresenta dados como receita bruta, receita líquida, despesas financeiras, lucro ou prejuízo das operações, resultados para provisão do IR.
Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA)
Indica as alterações que ocorreram no saldo da conta de lucros ou prejuízos acumulados no patrimônio líquido. Este demonstrativo é obrigatório conforme a legislação do Imposto de Renda (art. 274 do RIR/99).
Fluxo de caixa
Indica a posição financeira da empresa dentro de um determinado período, que pode ser diário, semanal, mensal ou anual. Este índice é essencial para avaliar as entradas e saídas financeiras e qual foi a alocação dos recursos.
Demonstração do Valor Adicionado
Detalha as riquezas geradas em um período específico da movimentação financeira empresarial. Avalia a atuação da empresa e sua captação de recursos, analisando também o desenvolvimento social e a economia e como a instituição se relaciona com esses aspectos.
Notas Explicativas
Fornecem informações essenciais para esclarecer a situação do patrimônio empresarial, de uma conta ou transação feita. Elas também detalham os valores relativos aos resultados do exercício.
Dicas para fazer os demonstrativos financeiros
Agora, vamos à algumas dicas para elaborar os demonstrativos financeiros da sua empresa da melhor forma possível.
1. Adote uma linguagem acessível
Dentro do universo financeiro e contábil existe um jargão, ou seja, uma espécie de “dialeto” muito específico e conhecido pelos profissionais da área, mas que não é de domínio amplo.
Por essa razão, ao produzir os relatórios e demonstrativos, não se esqueça de tomar cuidado com a linguagem utilizada. Lembre-se que o documento precisa ser compreensível pelos principais protagonistas da empresa, e nem sempre eles dominam os termos financeiros.
Seja claro nas informações e tome cuidado para evitar termos complexos. Sempre que possível simplifique a linguagem e torne as informações as mais acessíveis possíveis para quem vai analisá-las.
2. Faça uma estrutura lógica das informações
Os demonstrativos em si não têm uma ordem definida e são compostos, majoritariamente por cálculos e números. No momento de compilar os resultados, não se esqueça de adotar uma estrutura lógica para apresentar as informações.
Tente criar uma ordem lógica dos fatos, separe bem informações de lucros e prejuízos, seja cuidadoso com a ordem e estrutura das informações para que não haja qualquer tipo de dúvidas nas interpretações dos dados.
3. Foque no que realmente importa
Para o contador ou colaborador do setor financeiro/contábil de uma empresa, todas as informações dos demonstrativos são importantes, têm um aspecto essencial e precisam ser detalhadas. Para quem não pertence à área, essa importância é outra.
Os investidores, gestores e proprietários de uma empresa querem os números mais importantes, aqueles que realmente servem para nortear suas decisões e dar base para desenvolver os melhores planos de ação.
No momento de elaborar e compilar as informações, pense como um gestor e exponha aquilo que eles realmente precisam analisar. Isso não vai reduzir a qualidade do seu trabalho, muito pelo contrário, sua atuação será mais precisa e as informações entregues serão valorizadas.
4. Mantenha os dados sempre atualizados
Dependendo da frequência com que o comitê gestor da empresa analisa os dados, será preciso ficar de olho nos resultados que você vai apresentar. Tome todo o cuidado para manter qualquer informação nova no radar das suas análises.
Apresentar dados desatualizados pode ser um tiro no pé, tanto do seu trabalho quanto para as decisões da empresa. Tome muito cuidado para atualizar as informações.
E não se esqueça que todos os colaboradores do setor financeiro/contábil precisam conhecer os processos de produção dos relatórios, a lógica utilizada neles e quais são os dados utilizados. Dessa forma, todos os principais envolvidos podem contribuir para a qualidade dos demonstrativos financeiros apresentados.
5. Conte com recursos tecnológicos
Sistemas contábeis, como o produzido pela equipe da Facilite, têm com principal finalidade auxiliar o trabalho dos contadores e escritórios de contabilidade. Essa ajuda é feita por meio da automação de processos, o que gera rapidez e precisão nas análises financeiras.
Adotar soluções tecnológicas é essencial para modernizar a gestão contábil da empresa e também para agilizar a construção dos demonstrativos e relatórios. É preciso trazer a contabilidade empresarial para o século 21 de uma vez por todas, e o uso da tecnologia é o principal meio para modernizar os processos e torná-los mais precisos e eficazes.
Essas são algumas dicas para criar demonstrativos financeiros de qualidade, compreensíveis pelos stakeholders e úteis para as reais tomadas de decisões corporativas.
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