O que significa uma estrutura organizacional?
A estrutura organizacional de um escritório é nada mais como a forma em que essa empresa vai operar. Seja qual for o segmento da empresa, é fator preponderante para o sucesso nos negócios.
Com os escritórios de contabilidade não acontece diferente, aliás, tendo em vista o grau de responsabilidade dessa prestação de serviços, da necessidade de uma organização impecável para o cumprimento de todos os processos e rotinas, pensar em uma estrutura prática, inteligente, confortável, ou seja, totalmente funcional é de suma importância.
Tradicionalmente a estrutura adotada pela grande maioria dos escritórios era a subdivisão por setores afins, tais como contabilidade, fiscal e pessoal. Tinha ainda os setores de apoio que variavam conforme o tamanho do escritório. Podemos chamar essa distribuição de clássica.
Contudo, com o tempo novos formatos foram surgindo, onde a estrutura passa a ter opções de modelo a seguir, levando em conta questões estratégicas para maior e melhor produtividade e competitividade.
Duas formas de estruturação bem usadas hoje em dia são : por especialidade e a por cliente. E como seriam esses dois formatos?
Tipos de estrutura organizacional
Por especialidade : o formato preferido por grandes empresas , onde se opera com mais eficiência. Nesse modelo existem departamentos específicos de especialistas nas áreas Fiscal, Tributária, Pessoal e assim por diante e os funcionários não interagem diretamente com os clientes. São especialistas, cada um na sua função, trabalham com mais foco, aprofundamento. Evidentemente faz-se necessário uma gerência, que será responsável pelo contato direto com o cliente e com a intermediação entre ele e os especialistas.
Por cliente: já neste formato, cada contador possui sua própria carteira de clientes para gerenciar e manter. Eles cuidam de todos os aspectos e demandas do cliente, independentemente da tarefa, e se torna hábil em todas as áreas de serviços. O contador é totalmente responsável pelo atendimento aos clientes e irá contatá-los diretamente quando houver alguma pendência, sem depender de um intermediário.
Em vista de tudo que falamos até aqui, nosso objetivo com esse artigo é enumerar 7 dicas importantes para otimizar a estrutura organizacional de um escritório de contabilidade. Confira a seguir.
Principais dicas de estrutura organizacional
Dica 1
O primeiro passo para estruturar bem seu escritório é identificar seu tamanho, com base na sua carteira de clientes e na complexidade que cada um possui para ser atendido.
Dica 2
Só após isso você terá a exata noção do tamanho da equipe que precisa montar e quais as qualificações que deve buscar. Lembrando que essa etapa também é fundamental na escolha do sistema contábil que irá adotar em sua empresa.
Dica 3
Caso escolha a estrutura por especialidade, saiba que é um modelo mais caro, uma vez que exige profissionais com maior capacidade específica e isso significa mão de obra mais cara. É um modelo eficiente mas que requer uma carteira de clientes mais robusta para suportar os custos.
Dica 4
Caso escolha a estrutura por cliente tenha em mente que cada cliente demandará um funcionário exclusivo ou até uma equipe, dependendo do tamanho de suas demandas. Seria como ter pequenas empresas dentro de uma, ou vários pequenos times dentro de um time maior. E de novo, o que determinará se será vantagem ou não é o tamanho da carteira de clientes.
Dica 5
Com relação ao tamanho da carteira de clientes, vale avaliar não somente a quantidade de clientes, mas o que cada um representa de entrada financeira . Em outras palavras, o escritório deve avaliar se prefere poucos clientes que demandem muito mas pagam mais ou muitos clientes com demandas mais simples , onde a entrada financeira compensará pelo volume de entrada.
Dica 6
Um fator de suma importância que toda empresa deve considerar principalmente um escritório de contabilidade, é a qualidade de trabalho do time. Por si só os trâmites de um escritório de contabilidade já demanda atenção, cuidado, rotina e isso significa mais stress. Sendo assim, vale observar ao longo do processo como a equipe responde ao modelo de estruturação escolhido.
Dica 7
E por fim, é muito interessante que se invista em treinamentos e atualizações para toda a equipe. A parte mais sensível de qualquer estrutura empresarial , sem a menor dúvida, são os recursos humanos. O patrimônio intelectual de uma empresa merece atenção, cuidado, valorização e investimento. Esse é um diferencial que fideliza tanto o funcionário quanto o cliente.
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