A nota fiscal eletrônica surgiu como substituta da nota fiscal impressa, e desde então, vem facilitando a vida de empreendedores e prestadores de serviço por conta da sua praticidade e economia.
Apesar de não ser um projeto novo, muitas pessoas ainda possuem dúvidas sobre como ela funciona e como trabalhar com ela na prática.
Pensando nisso, a Facilite trouxe um guia especial para você, com todas as principais informações sobre a nota fiscal eletrônica e o que você precisa saber para estar em dia com a Receita.
O que é a nota fiscal eletrônica?
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, ou NFS-e é a versão digital da nota fiscal impressa, usada para comprovar a prestação de serviços de qualquer natureza.
Desenvolvida em 2007 pela Receita Federal, em parceria com a Abrasf (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais), a nota fiscal eletrônica passou a ser emitida por um software integrado ao sistema do governo, através das prefeituras municipais.
De forma geral, as notas fiscais são documentos que armazenam informações sobre o comércio e circulação de serviços. Agora, a principal mudança é que ela pode ser emitida e armazenada eletronicamente.
Essa modernização do serviço visa trazer mais agilidade para as emissões desse documento, com maior praticidade e facilidade na gestão financeira.
Tipos de nota fiscal eletrônica
Com a digitalização deste documento, é possível realizar a emissão de três tipos diferentes de notas fiscais, cada um com voltado para uma categoria. São elas:
- NSF-e (nota fiscal de serviços eletrônica): é o documento emitido a partir da prestação de serviços sujeitos ao recolhimento de impostos. Esse modelo costuma ser vinculado à prefeitura municipal;
- NF-e (nota fiscal eletrônica): basicamente, registra a comercialização de produtos vinculados à Secretaria da Fazendo, e ao ICMS;
- NFC-e (nota fiscal de consumidor eletrônica): por fim, essa nota fiscal é entregue ao consumidor com a venda presencial de produtos pelo comércio varejista; o cupom fiscal comum.
É possível emitir todos os tipos eletronicamente, através dos programas desenvolvidos pela Receita.
Quem deve emitir nota fiscal
Oficialmente, todo prestador de serviços que apresentam recolhimento de impostos devem emitir nota fiscal.
No entanto, fica a critério de cada prefeitura municipal determinar as categorias sujeitas a tributação.
Por isso, as regras de obrigatoriedade são decididas a partir de cada legislação, e mudam de cidade para cidade.
Geralmente, todos os prestadores de serviço devem emitir nota fiscal, independente da renda anual, com exceção de Microempreendedores Individuais (MEI), profissionais liberais e as categorias determinadas pela prefeitura.
Alguns exemplos de serviços que tem obrigação de emitir nota fiscal são:
- Setor de limpeza;
- Setor médico;
- Turismo;
- Engenharia;
- Informática;
- Entretenimento;
- Entre outros.
É indicado conferir as regras do seu estado, para confirmar se seu negócio se enquadra na obrigatoriedade, ou é de emissão facultativa.
Benefícios de emitir nota fiscal eletrônica
Mesmo que não seja obrigatório, é recomendável fazer a emissão deste documento, pois existem diversos benefícios para as empresas e os consumidores.
Antes de mais nada, o negócio cumpre suas obrigações fiscais, e não corre o risco de ser acusado de sonegação fiscal.
E a emissão da nota fiscal eletrônica traz ainda mais vantagens.
Agilidade
O processo eletrônico é muito mais ágil e prático de ser feito. É acessado exclusivamente pelo computador, com programas integrados, e todas as informações são enviadas automaticamente para a Receita.
Posteriormente, podem ser acessados com facilidade, e enviados para os clientes de forma digital também.
Ganha-se tempo na emissão e consulta das notas, além de serem mais fáceis de armazenar.
Redução de custos
Em comparação as notas fiscais tradicionais, há uma redução consideravelmente de custos, com papel, impressão e custos administrativos, para organizar tudo depois.
Se torna possível fazer tudo no mesmo software, economizando tempo e recursos da empresa.
O controle financeiro e fiscal também é melhorado, o que otimiza os processos e, consequentemente, os gastos.
Maior segurança
As notas fiscais eletrônicas são mais seguras. Todos os dados são automaticamente enviados para o servidor da prefeitura municipal, e da Receita, o que garante o envio das informações necessárias.
Além disso, limite o risco de extravio ou perda das notas fiscais. Elas ficam armazenadas digitalmente, para serem consultadas e apuradas rapidamente, além de maior transparência no processo.
Como emitir uma nota fiscal eletrônica?
Por mim, fazer a emissão desse documento eletronicamente não é complicado.
Como as regras mudam de cidade para a cidade, confira se a prefeitura do seu município conta com esse programa.
Se sim, basta se inscrever no site e comparecer pessoalmente para confirmar os dados fornecidos. A prefeitura irá fornecer uma senha de acesso para o sistema integrado, por onde você poderá emitir a nota fiscal.
Em seguida, é só acrescentar os dados do prestador e do tomador dos serviços, gerar a nota e fazer o download, se quiser. Ela já ficará armazenada para consulta.
Por que notas fiscais eletrônicas são tão importantes?
Esse documento é de suma importância, tanto para o consumidor quanto para o prestador de serviços. Inclusive, a emissão digital tem o objetivo de facilitar ainda mais esse processo.
Além de trazer redução de custos e agilizar os trâmites de envio e armazenamento, a nota fiscal eletrônica também traz maior segurança e garante o cumprimento de todas as obrigações fiscais.
É essencial estar em dia, principalmente, com o recolhimento de impostos através do correto lançamento desses registros.
Para isso, utilizar um sistema integrado se tornou uma das alternativas mais práticas e eficientes.
Se você ainda tiver alguma dúvida na hora de emitir suas notas fiscais de maneira eletrônica, a Facilite possui um time de especialistas, que te ajudam a organizar seu negócio e não dever nada para a Receita. Confira nossos serviços e agende uma análise.
