Com as grandes demandas dos escritórios de contabilidade, e uma quantidade enorme de processos e obrigações que devem ser entregues, é importante ter uma maior praticidade no desenvolvimento das funções e das rotinas básicas no escritório.
Para facilitar esses processos, vamos conhecer as 3 rotinas básicas da contabilidade, que são de extrema importância para os escritórios terem mais produtividade e organização.
Fatores relevantes para escritórios e suas rotinas básicas
Alguns fatores devem ser levados em consideração, para que seu escritório de contabilidade tenha sucesso nas realizações, vejamos abaixo quais são eles.
Sistema – deve ser escolhido um dos melhores sistemas contábeis para auxiliar nas rotinas básicas, e que esteja de acordo com a quantidade de clientes e demandas do escritório, a fim de evitar gastos supérfluos.
Equipe – é importante contar com profissionais competentes. abertos a novos aprendizados e capacitá-los de maneira contínua, assim a equipe se torna atualizada e pode oferecer um melhor serviço e suporte aos clientes.
Clientes – uma das partes essenciais, senão a mais importante, pois sem clientes não existe faturamento, e consequentemente, não existe empresa. O escritório deve conhecer seus clientes, suas necessidades, e adequar as rotinas básicas a essas demandas.
No caso dos clientes, é primordial que eles entendam quais informações devem entregar ao escritório, e o prazo correto para essa entrega. Isso ajuda no bom atendimento e parceria entre escritório e cliente.
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Rotinas básicas mensais
Para essa relação entre escritório de contabilidade e clientes ter sucesso, são necessárias algumas rotinas básicas, realizadas mensalmente.
Existem três tarefas simples que os clientes devem fazer, para garantir a contabilidade em dia. Veremos a seguir.
1 – Notas Fiscais
A primeira obrigação do cliente é a emissão de notas fiscais. Na Facilite, é possível fazer essa emissão através da plataforma online.
Existe a opção até o dia 5 de todo mês, de realizar a importação desses documentos. Com esse procedimento, as notas também ficam disponíveis no banco de dados da empresa.
Com as notas fiscais no nosso banco de dados, os cálculos que precisamos fazer (como cálculo de imposto e estruturação fiscal, por exemplo) são realizados de forma muito mais fácil.
Se você tem dúvidas sobre como emitir uma NF-e, podemos te auxiliar de forma simples.
2 – Notas de compra
O segundo hábito que os clientes devem ter é a monitoração de notas de compra.
Nós, da Facilite, possuímos uma ferramenta muito semelhante ao www.arquivei.com. Essa ferramenta captura notas fiscais que são emitidas contra o CNPJ do nosso cliente. Utilizamos para ações de prevenção e fraudes.
Por exemplo, se um comércio compra um determinado produto de seu fornecedor (uma indústria por exemplo) e a mesma emite uma NF-e, o nosso sistema captura essa nota e já a salva no sistema.
Por esse motivo, solicitamos ao cliente que torne rotina o processo de verificação de notas de compras.
Dessa forma, conseguimos saber se está faltando alguma nota para cálculos, como por exemplo o de de diferencial de alíquota.
Esse processo é importante nos cuidados com notas frias, e para evitar fraudes.
O que são notas frias?
As chamadas notas frias acontecem quando há fraude na emissão de uma nota fiscal, contra um CNPJ de uma empresa.
Algumas empresas de fachada ou não, emitem NF-e ‘s sem o conhecimento das empresas “compradoras”, ou seja, há a emissão de uma nota fiscal eletrônica sem que a operação tenha sido de fato realizada.
Para os clientes da Facilite, oferecemos através da ferramenta, uma forma de evitar esse tipo de fraude, como também uma lista de empresas fraudulentas em nosso banco de dados.
Sendo assim, se qualquer um desses CNPJs cadastrados como fraude, emitir uma nota fiscal contra qualquer cliente da nossa base, nós podemos identificar o fornecedor e notificar o cliente.
Por isso, é importante que o cliente monitore as notas de compras, viabilizando assim a manifestação contra notas fraudulentas o mais rápido possível.
3 – Importação do extrato bancário
A terceira e última das rotinas básicas é a importação do extrato bancário e os lançamentos contábeis da empresa.
Para realizar essa tarefa o cliente precisa puxar o extrato do banco dele no formato .ofx e importar no nosso sistema.
Para os clientes com dúvidas sobre o processo, é possível acessar um tutorial sobre como fazer esse procedimento, disponível em nosso sistema.
A importação do extrato é essencial no momento de classificar as transações bancárias da empresa. Esse procedimento vai ajudar a empresa e o cliente, a compreender as entradas e os destinos do dinheiro do negócio.
Com essa análise, é possível verificar onde os lucros são gastos, onde são investidos, e avaliar de forma mais precisa essas informações.
Através dessas três rotinas básicas o trabalho fica mais organizado, e a contabilidade da empresa se mantém em dia com as obrigações fiscais e tributárias.
Fatores de destaque das rotinas básicas da contabilidade
Para uma empresa se manter dentro da regularidade, e não correr o risco de receber multas, é necessário cumprir certos requisitos.
Vamos ver alguns fatores importantes, para que a contabilidade da empresa esteja em dia.
Manter a contabilidade organizada
As obrigações acessórias são um dos grandes desafios para qualquer escritório de contabilidade. Por esse motivo, é muito importante manter a disciplina nas rotinas básicas, de forma a ter tudo organizado.
Para isso, é importante seguir alguns passos:
- a conferência diária de todas as tarefas a serem executadas;
- foco nas atividades, por parte de toda a equipe, evitando distrações;
- agenda atualizada constantemente, com todas as informações necessárias
- manutenção rigorosa dos prazos e observância das datas.
Processos e organização das rotinas básicas contábeis
O primeiro passo é ter conhecimento dos processos do escritório, definir as atividades e regras, facilitando a classificação das atividades.
Com a definição, pode-se verificar quais atividades são essenciais, urgentes ou quais os problemas que existem nos processos.
Uma sugestão é mapear os processos, com ferramentas de quadros kanban, ou até mesmo manualmente, em gráficos, tabelas, inserindo legendas com cores, ou qualquer maneira que seja de fácil visualização e acompanhamento desses processos.
Seguem algumas dicas para uma melhor organização dessas atividades:
- Especifique as funções e responsabilidades de cada colaborador, avaliando as competências de cada um;
- Elabore um cronograma de entregas, com prazos possíveis e antecipados, para prevenir eventuais imprevistos, atrasos ou empecilhos;
- Crie uma ordem prática do fluxo de trabalho, pois ele ajuda a evitar a procrastinação e ajuda a equipe a ter uma maior eficiência;
- Organizar as tarefas de acordo com as prioridades.
Eficácia na comunicação
A comunicação da equipe é outro fator extremamente relevante , e para que seja feita de forma eficaz, a empresa deve oferecer ferramentas e estratégias necessárias, tais como:
- Utilização de e-mail corporativo;
- Aplicativo de mensagens;
- Diferentes canais de comunicação;
- Mídias sociais corporativas;
- Programas de chamadas em vídeos
Compartilhar dados importantes para o trabalho
Os escritórios de contabilidade com rotinas definidas, tem documentos, informações, dados, planilhas e tabelas, que precisam ser compartilhados a fim de manter o padrão de qualidade do trabalho.
Dessa maneira, é importante ter um sistema de gestão que permita o compartilhamento dessas informações, de forma eficiente e segura.
Identificar e eliminar possíveis obstáculos das rotinas básicas
Durante a execução do trabalho, podem surgir obstáculos durante o processo e nas rotinas básicas também.
Por esse motivo, é importante identificar e eliminar erros, desorganização, de forma a prevenir erros, perda de tempo, de dinheiro e até de clientes.
Alguns exemplos de problemas são a falta de capacitação, a falta de sistematização dos processos, falta de foco por parte dos colaboradores, entre outros.
É possível prevenir e eliminar essas dificuldades, uma delas é a boa comunicação interna entre empresa e colaboradores, um relacionamento aberto e positivo entre gestão e equipe.
Assim como é de extrema importância, realizar reuniões periódicas, para o apontamento de questões, sugestões de melhoria, e pontos que serão avaliados e considerados.
De forma geral, manter as rotinas básicas da contabilidade é o caminho para cumprir as obrigações com menos riscos de erros, e atender de forma mais eficaz às necessidades do cliente, e garantir o sucesso da empresa.
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