Escritórios de contabilidade enfrentam dia a dia uma rotina bastante atribulada, visto que lidam com inúmeros processos, onde cada um é subdividido em várias etapas. Em outras palavras as rotinas contábeis dos escritórios de contabilidade são desafios que pedem soluções práticas, funcionais e eficientes, sempre levando em conta o tamanho da carteira de clientes.
O objetivo nesse artigo é falar sobre essas rotinas contábeis e dar dicas de organização para otimizar o fluxo, tornando sua empresa mais produtiva, portanto, mais rentável e mais competitiva.
Os três fatores que sustentam um escritório e suas rotinas contábeis:
O Sistema
É fundamental a escolher de forma assertiva o sistema contábil que adotará para seu escritório. Essa escolha deve ser feita levando em consideração o tamanho do escritório, o volume de demandas e da carteira de clientes. Avalie bem para não optar por um sistema maior do que necessita, gerando custos desnecessários, ou ainda, menor do que lhe atende, deixando falhas nos processos.
A Equipe
A formação de uma equipe bem selecionada faz toda a diferença. Busque profissionais capazes, experientes, flexíveis e abertos a novos aprendizados e tecnologias e capacite-os constantemente, desde o bom uso das ferramentas até o bom relacionamento tanto dentro da Empresa quanto na relação com os clientes. Inclusive é fundamental identificar o perfil de cada um dos membros da equipe, delegando competências de forma adequada. Existem ferramentas e profissionais especializados em traçar e direcionar perfis. Um time bem afinado garante boa parte do sucesso do negócio.
O Cliente
E por fim, o terceiro e mais importante fator ou pilar, dessa estrutura, afinal, tudo é preparado para atender O Cliente. Sem ele não existe empresa, não existe função e, portanto, não existe faturamento. Dedique tempo ao seu cliente. Busque conhece-lo bem e principalmente, treine-o dentro das necessidades das rotinas contábeis, para que ele entenda exatamente não somente o que deve fornecer ao escritório de contabilidade, mas como fornecer. A entrega, por parte do departamento financeiro do cliente, de toda a documentação necessária, de forma correta e dentro do prazo correto faz toda a diferença no bom atendimento do escritório de contabilidade. Essa parceria se faz necessária.
Aspectos que merecem destaque, segundo as rotinas contábeis:
Contabilidade sempre em dia
Aqui a disciplina é a palavra de ordem. As obrigações acessórias representam um dos grandes desafios para qualquer escritório de contabilidade. A rotina disciplinar exige, para seu bom cumprimento:
- a conferência diária de todas as tarefas a serem executadas;
- foco nas atividades, por parte de toda a equipe, evitando distrações;
- agenda atualizada constantemente, com todas as informações necessárias
- manutenção rigorosa dos prazos e observância das datas.
Quais são os processos e como organizar as rotinas contábeis
Antes de tudo é preciso conhecer e compreender todos os processos do escritório, deixa-los bem definidos, com regras pré-estabelecidas e de tal forma que fique fácil classificar quais as atividades essenciais, quais as necessidades urgentes e quais são os gargalos. Tudo isso levando em conta a complexidade de cada processo.
Uma ideia interessante é um mapeamento de processos, com desenhos, caminhos, podendo usar inclusive cores para diferenciá-los e facilitar a visualização das tarefas inseridas em cada etapa bem como a automação rotineira. Seguem algumas dicas:
- Especifique são as funções e as responsabilidades de cada colaborador, levando em consideração as competências de cada um;
- Elabore um cronograma de entregas, mas que possua prazos bem elásticos para prevenir eventuais imprevistos, atrasos e/ou empecilhos;
- Crie um sequenciamento prático do fluxo de trabalho, pois ele ajudará a evitar a procrastinação e proporcionará eficiência;
- Faça uma lista de tarefas, por prioridades.
Comunicação eficiente
Já falamos em outro artigo sobre a necessidade de cuidar da comunicação externa, do marketing contábil , contudo, vamos lembrar que a comunicação interna é de suma importância para o bom fluxo do trabalho. É extremamente relevante que a equipe se comunique de forma efetiva e eficiente e para tanto a empresa deve oferecer as ferramentas e estratégias necessárias, tais como:
- Uso do e-mail corporativo;
- Aplicativo de mensagens;
- Diferentes canais de comunicação;
- Mídias sociais corporativas;
- Programas de chamadas em vídeos
Compartilhamento de Informações
Todo escritório de contabilidade, que tem suas rotinas contábeis bem definidas, possui documentos, informações, dados, planilhas, tabelas, que precisam ser compartilhadas para que o trabalho mantenha um padrão de qualidade. Dessa forma é importante ter um sistema de gestão que permita o compartilhamento dessas informações, de forma eficiente e segura.
Identificando e eliminando gargalos
Podemos chamar de gargalos processuais tudo aquilo que gera desorganização, erros, perdas de tempo, de dinheiro e até de clientes. Por isso, é imprescindível identificar e eliminar esses gargalos.
Alguns mais comuns são a falta de capacitação técnica, procrastinação, trabalhos manuais, entre outros.
E como preveni-los e elimina-los? Mantendo uma boa comunicação interna, um relacionamento positivo entre toda a equipe e seus gestores , com a prática de reuniões , no mínimo semanais, onde todas as questões podem ser debatidas, sugestões possam ser feitas , avaliadas e consideradas.
Em suma, manter as rotinas contábeis de forma correta é o único caminho para se cumprir todas as obrigações sem falhas e atender, com eficiência as expectativas do cliente, garantindo o sucesso de sua empresa .
Ficou alguma dúvida? Coloque nos comentários para que possamos lhe atender.
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