Carta de cobrança: aprenda em 7 passos como fazer.
Uma dúvida que provavelmente surge na cabeça dos empreendedores pe como posso cobrar meus clientes? claro, sem causar mal-estar ou fazer isso de maneira grosseira. Uma ótima forma de fazer é utlizando a carta de cobrança, com linguagem formal e em tom educado, aumentando assim, as chances da dívida ser paga.
Neste artigo vamos mostrar em 7 passos, como elaborar esse documento de maneira polida e com resultado positivo e eficiente.
O que é uma carta de cobrança?
Uma carta de cobrança é um documento formal utilizado por empresas e profissionais na solicitação de pagamento de uma dívida pendente. Podemos dizer que ela é um lembrete amigável e profissional à quem está devendo, e reforça a importância e urgência do pagamento.
O que é necessário para fazer a carta de cobrança?
Ao escrever uma carta de cobrança é essencial seguir determinadas regras, e assim, garantir sua eficiência. Vamos mostrar agora algumas etapas fundamentais a serem seguidas.
1. Cabeçalho
Inicie a carta com informações sobre sua empresa, como nome, endereço, número de telefone e logomarca. Com isso, será criada uma identidade visual mais limpa, e nítida.
2. Dados do devedor
Nesse item, são inseridos dados como o nome completo e o endereço do devedor. Essas informações vão auxiliar na identificação correta do destinatário.
3. Referência ao valor devido
É importante deixar bem especificado o valor da dívida, o motivo e sua data de origem. Quanto mais detalhes, menores serão os mal entendidos.
4. Solicitação de pagamento
No corpo do texto, é essencial deixar explícito que a motivação da carta é solicitar o pagamento da dívida pendente, informando o valor total a ser pafo, e uma data limite para o pagamento.
5. Opções de pagamento
Ofereça ao devedor algumas opções para pagamento, como PIX , cheque, pagamentos online, ou outras. Inclua todas as informações necessárias para que o devedor tenha conhecimento de como efetuar o pagamento.
6. Tom profissional e cortês
Mantenha sempre um tom profissional e cordial ao escrever a carta. Deve-se evitar o uso de linguagem agressiva ou ofensiva, pois isso pode prejudicar a relação entre sua empresa e quem está devendo.
7. Prazo para resposta
Defina um prazo para que o devedor responda à carta e efetue o pagamento. Com isso, você vai demonstrar sua expectativa de uma resolução mais rápida e eficiente para ambos os lados.
Qual a importância da carta de cobrança?
Através da carta de cobrança, é estabelecida e mantida uma relação comercial saudável, ao mesmo tempo em que se busca a recuperação de valores devidos.
Com a carta, o devedor fica ciente da responsabilidade do pagamento da sua dívida, e terá um lembrte formal e educado desse pagamento. E a empresa, ao enviar esse documento mostra seu profissionalismo e assertividade, transmitindo uma mensagem de que está acompanhando o andamento das transações financeiras.
Além disso, o documento também pode ser utilizado como prova em situações de ações legais no futuro, se for necessário. Porém é importante lembrar que as leis e regulamentos relacionados às cartas de cobrança podem variar de acordo com o país e sua legislação.
Recomendamos sempre a busca de orientação jurídica, para garantir que sua empresa siga as práticas adequadas e cumpra a legislação vigente em sua área.
Quais são os 7 passos para a cobrança de clientes?
A cobrança de clientes deve ser feita de maneira profissional, respeitosa e eficaz. Vamos conhecer agora os 7 passos para uma cobrança eficaz e adequada.
1° Passo: Ter uma comunicação educada e transparente
Ao efetuar o contato com o cliente tenha sempre um tom cortês, educado e técnico. Tenha uma comunicação transparente e específica ao explicar as situações e a dívida pendente.
2° Passo: Escolha o canal de comunicação apropriado
Defina o canal de comunicação mais adequado para o contato com o cliente, pode ser através de carta, e-mail, ligação telefônica ou mesmo pessoalmente. É importante considerar o histórico de comunicação com o cliente e escolher o canal mais eficaz para o contato.
3° Passo: Enviar lembretes amigáveis
Nos casos do cliente não responder ao primeiro contato de cobrança, envie lembretes de forma amigável. Recorde-o da fatura pendente, dos prazos de pagamento e se puder, ofereça opções de solução, como por exemplo parcelamento, se possível.
4° Passo: Manter registros detalhados
Tenha sempre um registro atualizado das interações e comunicações com o cliente, referentes à cobrança. Nele podem ser incluídas datas, horários, conteúdo das mensagens e acordos ou compromissos estabelecidos.
5° Passo: Negociação flexível
É importante manter a disposição para negociar prazos de pagamento ou soluções alternativas. Lembrando que às vezes os clientes podem enfrentar dificuldades financeiras temporárias, e ter uma abordagem flexível para acordo, pode se tornar vantajoso para ambas as partes.
6° Passo: Persistência consistente
Seja persistente e consistente ao fazer a cobrança, respeitando os limites legais e éticos e não esqueça que sua empresa tem o direito de receber os pagamentos dos produtos ou serviços oferecidos.
7° Passo: Recorra a medidas legais, quando necessário
Se houver falha em todas as tentativas de comunicação e negociação, e a dívida se mantiver pendente, considere recorrer à medidas legais, como entrar com ação judicial ou contratar uma agência de cobrança especializada. No entanto, essa opção deve ser o último recurso e é sempre importante buscar orientação jurídica nesse caso.
A cobrança do cliente pode ter variações, conforme o contexto, legislação, regulamentos locais e políticas empresariais. Tenha conhecimento dos direitos e responsabilidades legais associados à cobrança e busque aconselhamento legal.
Como fazer cobrança de forma educada?
Veremos agora um modelo de carta de cobrança, feita de maneira educada:
Caro [Nome do cliente],
Esperamos que esta mensagem o encontre bem. Gostaríamos de discutir de forma breve uma questão pendende relacionada à sua conta conosco.
Percebemos que há um saldo em aberto de [valor da dívida] ainda não quitado. Viemos relembrá-lo sobre essa pendência e solicitar que seja resolvida o mais breve possível.
Compreendemos que circunstâncias imprevistas podem ocorrer, e estamos abertos a discutir alternativas para facilitar o pagamento. Em caso de dificuldades financeiras ou contratempos que possam afetar a quitação dessa dívida, oferecemos a possibilidade de um parcelamento adequado às suas possibilidades.
Valorizamos muito nosso relacionamento com você e gostaríamos de encontrar uma solução mutuamente satisfatória. Temos o objetivo de manter nossa parceria de longo prazo e garantir sua satisfação contínua com nossos serviços e produtos.
Agradecemos pela sua atenção e cooperação e estamos à disposição para esclarecer qualquer dúvida ou fornecer informações adicionais que possam ajudar a resolver essa pendência.
Atenciosamente,
[Seu nome] [Seu cargo/empresa] [Seu contato]
Lembrando sempre que é possível personalizar a carta conforme a situação de cada cliente e da dívida. O objetivo da carta é ser educado, cortês e oferecer uma solução amigável, mantendo um tom profissional durante toda a comunicação.
Ficou com dúvidas ou precisa de auxílio para elaborar uma carta de cobrança? Fale com um de nossos especialistas!
