Contas a pagar: 8 dicas para uma gestão financeira eficaz

Para todas as empresas que desejam lucro e sucesso do seu negócio, manter um gerenciamento eficiente das contas a pagar é essencial. Podemos dizer que é uma parte fundamental da gestão financeira que precisa de atenção e estratégias adequadas.

Neste artigo vamos explorar os principais aspectos do processo de contas a pagar, além de fornecer dicas práticas para efetuar de forma eficiente essa tarefa.

O que é o contas a pagar?

De maneira simples, o contas a pagar são as obrigações financeiras que a empresa tem com os seus fornecedores, podemos dizer que é um modelo de conta onde se registram todos os compromissos financeiros que precisam ser liquidados com fornecedores ou impostos.

Esse processo precisa de muita atenção, pois a falta de controle das contas a pagar pode indicar, além de falta de organização, um grande perigo para o futuro da empresa.

Como manter o controle das contas a pagar?

Para efetuar um controle de contas a pagar eficiente, são necessários diversos elementos, dentre eles, podemos destacar os seguintes:

Organização

O primeiro passo para manter o controle das contas a pagar é ter um sistema de organização adequado, manter registros claros e acessíveis de todas as contas que precisam ser pagas. Para isso, talvez seja necessária a utilização de pastas físicas, arquivos digitais ou um software de gerenciamento financeiro.

Fluxo de caixa atualizado

Mantenha um registro atualizado do seu fluxo de caixa, assim você terá uma visão clara de todas as obrigações financeiras que estão por vir. Assim é possível se planejar de forma adequada e evitar atrasos nos pagamentos.

Políticas e procedimentos claros

Determine políticas e procedimentos claros sobre como processar as contas a pagar, e se necessário, estabeleça prazos para pagamento, limites de autorização, políticas de desconto e formas de comunicação com fornecedores.

Comunicação efetiva

Recomendamos que a comunicação com os fornecedores seja sempre clara e efetiva, com informações sobre prazos de pagamento. Esclareça dúvidas relacionadas às faturas e negocie condições favoráveis sempre que possível.

Monitoramento regular

Acompanhe regularmente as contas a pagar, verifique se os pagamentos estão sendo feitos dentro dos prazos determinados. A verificação pode ser feita mediante conciliação bancária, revisão de extratos e relatórios financeiros.

Automação e tecnologia

Use sistemas e ferramentas de automação para deixar o processo mais ágil e simples, incluindo o uso de software de gerenciamento financeiro, soluções de pagamento eletrônico e até mesmo a digitalização de documentos.

Reconciliação de contas

De maneira periódica, faça conciliações entre suas contas a pagar e os extratos bancários para garantir que todas as transações estejam corretas e em conformidade.

Planejamento financeiro

Faça um planejamento financeiro adequado e considere todas as despesas futuras e datas de vencimento das contas a pagar. O planejamento evita surpresas financeiras e vai garantir que haja recursos para cumprir os compromissos.

Qual é o processo de gestão de contas a pagar?

São muitas as etapas envolvidas no processo de gestão de contas a pagar. Essas etapas visam garantir o pagamento correto das obrigações financeiras de uma empresa, e as etapas são:

1. Recebimento das faturas

O processo se inicia com o recebimento das faturas ou documentos de pagamento. Os documentos podem ser faturas físicas, eletrônicas por e-mail ou acesso a portais online de fornecedores.

2. Registro das faturas

Todas as faturas devem ser registradas no sistema de gestão financeira ou software específico para contas a pagar. Inclua informações como número da fatura, data de emissão, data de vencimento, valor e detalhes do fornecedor.

3. Verificação e validação

Aqui, as faturas devem ser verificadas e validadas a fim de garantir que os acordos realizados estão sendo cumpridos. A conferência deve levar em consideração os valores combinados, entrega correta dos produtos ou serviços e também, as formas de pagamento definidas.

4. Aprovação

Logo após a verificação e confirmação das informações sobre as faturas, é necessária a aprovação para prosseguir com os pagamentos. Em algumas empresas a autorização é obrigatória por diferentes níveis de autoridade, como gerentes ou diretores, antes que a fatura seja aprovada para pagamento.

5. Agendamento de pagamentos

Com as devidas aprovações realizadas, é preciso agendar os pagamentos. Deve- se determinar datas de vencimento e métodos de pagamento como transferência bancária, cheque, Pix ou pagamento eletrônico. Considere os prazos de pagamento combinados com os fornecedores e evite atrasos, multas ou juros.

6. Pagamento

Após o agendamento o próximo passo é a efetivação dos pagamentos conforme o agendado. Isso pode incluir a geração de cheques, transferências eletrônicas, uso de cartões de crédito corporativos e outros. Mantenha registros detalhados de todos os pagamentos efetuados.

7. Conciliação

Após o pagamento, deve ser feita a reconciliação das contas a pagar com os extratos bancários para garantir que todos os pagamentos tenham sido feitos de forma correta, e que não haja divergências. Nessa etapa podem ser identificados possíveis erros ou problemas de lançamento.

8. Arquivamento e armazenamento

Por último, deve-se arquivar e armazenar as faturas, comprovantes de pagamento e todos os documentos relacionados de forma organizada. A documentação pode ser usada em possíveis auditorias, conformidade fiscal e referências futuras.

Seguindo essas etapas de forma consistente, a empresa tem mais chance de manter um controle eficiente das contas a pagar, e garantir o cumprimento de obrigações financeiras, evitando atrasos nos pagamentos e mantendo um relacionamento saudável com os fornecedores.

Como é feito o planejamento do contas a pagar?

O planejamento de contas a pagar é essencial para garantir que sua empresa tenha os recursos necessários para cumprir as obrigações dentro dos prazos estabelecidos. Siga os passos abaixo e melhore o processo de planejamento do contas a pagar.

Avalie os fluxos de caixa passados

Faça uma análise dos padrões de fluxo de caixa da sua empresa, de períodos anteriores. Essa atitude vai ajudar a identificar os momentos de picos ou quedas nas receitas e despesas, e permitir que você antecipe as necessidades do caixa, planejando de forma mais eficiente os seus pagamentos.

Identifique as obrigações futuras

Faça uma lista com todas as contas a pagar que sua empresa terá nos meses seguintes. Dessa forma, inclui-se faturas de fornecedores, aluguel, salários, impostos e demais despesas recorrentes. Considere as despesas eventuais como bônus ou manutenção de equipamentos.

Estabeleça um calendário de pagamentos

Após a identificação das obrigações, faça um calendário de pagamentos, com as datas de vencimento de cada conta. Assim, você evitará atrasos e terá fundos disponíveis quando precisar efetuar os pagamentos.

Priorize os pagamentos

Todos os pagamentos devem ser avaliados conforme sua urgência e importância. É necessário priorizar os que são indispensáveis para o funcionamento diário da empresa, como folha de pagamentos, fornecedores essenciais. Assim, seus recursos serão concentrados nos pagamentos mais críticos em caso de restrição de caixa.

Considere opções de financiamento

Se em algum momento for identificado que pode enfrentar dificuldades para pagar todas as contas, verifique as opções de financiamento, tais como linha de crédito ou empréstimos comerciais. Essa alternativa pode ajudar a cobrir as despesas até que seu fluxo de caixa seja suficiente.

Negocie prazos de pagamento

Em casos de dificuldades financeiras temporárias, contate seus fornecedores e explique a situação. Eles podem disponibilizar opções como estender os prazos de pagamento e ajudar a empresa a atravessar esse período.

Acompanhe e revise regulamente

O planejamento de contas a pagar é um processo recorrente. Faça o acompanhamento do seu progresso de forma regular, atualize o calendário de pagamentos e ajuste conforme necessário, assim, o controle das obrigações pode ser otimizado, e possíveis problemas serão identificados.

Considerações finais

É importante destacarmos que o planejamento de contas a pagar está diretamente relacionado ao gerenciamento geral de fluxo de caixa e ao orçamento da empresa. Quando essas práticas se integram, maior a possibilidade de garantir a estabilidade financeira e evitar problemas de liquidez.

Para ter o controle de contas a pagar, é preciso ter muita disciplina, organização e uma atitude proativa. Com esses elementos, o controle sobre suas obrigações financeiras será maior a tomada de decisões mais apurada, para manter sua saúde financeira da sua empresa.

Ficou com dúvidas ou precisa de assessoria contábil? Fale com um de nossos especialistas!