Em conjunto com a gestão estratégica de pessoas, observar com rigor o cumprimento das obrigações trabalhistas é a melhor forma de respeitar e valorizar o trabalho desenvolvido pelos colaboradores da empresa. Questões que envolvem salário, benefícios, saúde, segurança e até a aposentadoria são sensíveis para os empregados e podem tanto motivá-los quanto desmotivá-los, dependendo da postura dos gestores.

A construção de um bom ambiente de trabalho é reflexo direto do cuidado, percebido de forma mais evidente nas medidas de promoção do bem-estar, mas que também pode ser notado na atenção dada pelo setor para solucionar dúvidas ou problemas que o funcionário venha a enfrentar no dia a dia.

Admissão

A jornada de cada empregado começa com o processo de admissão, que engloba três etapas principais: recrutamento, formalização e integração. Todas as fases são igualmente importantes para assegurar que a empresa escolheu um profissional adequado à função e que cumpriu corretamente com todas as obrigações iniciais, evitando, assim, riscos para o negócio.

O recrutamento compreende o processo seletivo de candidatos para a vaga. O setor responsável inicia esse trabalho traçando o perfil do profissional que deseja atrair, descrevendo os conhecimentos, as habilidades e as atitudes compatíveis com a vaga e com o perfil da organização. Assim, os gestores vão detalhar o que esperam do novo colaborador em termos de formação acadêmica, experiência profissional e podem até sinalizar comportamentos valorizados.

É muito importante buscar pessoas que se identifiquem com a cultura da organização. Esse é o primeiro cuidado para evitar e reduzir as taxas de rotatividade de pessoal (a saída constante e elevada de empregados, comprometendo a execução das atividades e as finanças da empresa).

O processo de recrutamento deve ser o mais transparente possível. É indispensável que todos os detalhes relativos à vaga estejam claramente descritos, como atribuições dos cargo, remuneração, jornada de trabalho, exigências da empresa, entre outros pontos. Planejar a seleção fará com que a escolha seja mais assertiva e eficiente.

Depois de selecionar o novo colaborador da empresa, é hora de formalizar a contratação. O registro do empregado admitido é primordial para proteger a relação de emprego, tanto para o trabalhador quanto para o empregador. Esse procedimento abrange as anotações na carteira de trabalho, no livro de registro, ficha individual e sistema eletrônico.

O primeiro risco assumido pela organização que contrata funcionários sem registro é o de sofrer autuações decorrentes de fiscalizações feitas pelo Ministério do Trabalho. As multas, nesse caso, são de R$ 3 mil por empregado, com exceção das microempresas e empresas de pequeno porte, cujo valor é de R$ 800,00 por funcionário, conforme estabelece e Lei n° 13.467/17 (que ficou conhecida por promover a Reforma Trabalhista).

Há, ainda, outros riscos aos quais a empresa se sujeita por não registrar o funcionário, como o de sofrer um processo trabalhista, cujos custos dependem da situação, mas podem ser elevados, já que o reconhecimento do vínculo pode impor o pagamento de verbas remuneratórias e multas.

Para fazer o registro, o departamento pessoal precisa de uma série de documentos que devem ser entregues pelo funcionário contratado (confira o infográfico). Por isso, é preciso que os processos sejam conduzidos de forma organizada e com prazo suficiente para que todas as exigências sejam cumpridas, como a realização do exame admissional, etc. Todas as anotações pertinentes precisam ser feitas na carteira de trabalho, no Livro de Registro e na ficha individual.

Jornada de trabalho

É obrigação da empresa fazer o controle da jornada dos empregado, registrando as horas trabalhadas em cartão ou livro de ponto. Esse acompanhamento também reduz riscos para a organização, pois é uma exigência lega, prevista na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

De acordo com a lei, todos os estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores estão obrigados a registrar o horário de entrada e de saída dos funcionários. Essa anotação pode ser feita manualmente (em livro de ponto) ou por meio de recursos mecânicos ou eletrônicos.

Legalmente, a jornada de trabalho, no Brasil, é de até 44 horas semanais, com carga horária diária de até oito horas (admitindo-se a possiblidade de duas horas extras diárias, sem extrapolar o limite semanal). As horas extras devem ser pagas com acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal.

Saúde, segurança e bem-estar

A gestão trabalhista pressupõe a adoção de cuidados com a saúde, segurança e bem-estar dos empregados. O entendimento é o de que o ambiente de trabalho pode, eventualmente, oferecer riscos ao trabalhador. As ameaças precisam ser monitoradas e existem mecanismos que sistematizam esse controle. É o caso do Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO), do Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais (PPRA) e da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Cipa), por exemplo.

O PCMSO, previsto na Norma Regulamentadora 7 (NR 7), leva em consideração as condições de risco do ambiente e das funções de trabalho para definir quais análises médicas devem ser feitas a fim de avaliar a saúde dos empregados. Por exemplo, um local em que os funcionam máquinas que emitem muitos ruídos vai requerer exame complementar de audiometria dos funcionários. Partindo dessa análise, todos devem passar por exames, em pelo menos cinco situações específicas:

  • admissão;
  • periodicamente;
  • mudança de função;
  • retorno ao trabalho;
  • demissão;
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) dos cargos para fins de aposentadoria especial (necessário para empresas ou funções em que há exposição a riscos).

Vale destacar que o PCMSO também protege a empresa, pois garante que a organização conheça as condições de saúde do empregado que está sendo admitido, identificando, previamente, qualquer problema – dessa forma, caso a empresa seja acioanda em uma ação trabalhista cobrando danos à saúde, ela estará resguardada e terá como se justificar.

Outra iniciativa alinhada às medidas de proteção à saúde do trabalhador é o PPRA, que deve andar lado a lado com o PCMSO. Isso porque o PPRA, disciplinado pela NR 9, faz um diagnóstico dos possíveis riscos presentes no ambiente de trabalho. É, portanto, uma análise geral das condições laborais, podendo servir de base para estabelecer novos critérios à realização de exames médicos.

Tanto o PCMSO quanto o PPRA são obrigatórios para todas as empresas, independentemente do número de funcionários contratados. A exceção a essa regra fica por conta das micro e pequenas empresas que não apresentam riscos químicos, físicos, biológicos e ergonômicos.

Dispensadas da elaboração do PCMSO e do PPRA pela Portaria n° 915/19, essas organizações permanecem obrigadas a realizar todos os exames médicos. Recomenda-se, entretanto, que, mesmo desobrigadas, invistam nesses programas, como iniciativa de boa prática de gestão e, também, por segurança jurídica em caso de processos trabalhistas.

A importância desses controles se justifica não só pela preservação da saúde dos trabalhadores, mas também para fins de aposentadoria especial. O PPRA é um dos documentos comprobatórios exigidos pelo INSS nesses casos.

Obrigatoriamente, deve-se manter a guarda do PPRA por um período mínimo de 20 anos, sendo que as informações devem ser disponibilizadas aos empregados ou aos seus representantes, bem como às autoridades competentes, sempre que solicitado.

Outra norma regulamentadora que precisa ser observada pelas empresas é a NR 3, que insitui a Cipa, responsável pela adoção de medidas para previnir a ocorrênciade acidentes e doenças decorrentes do trabalho. Ela é formada por representantes da empresa e por empregados eleitos de acordo com as regras previstas na norma.

Esse procedimento convencional não precisa ser seguido por empresas com até 19 funcionários. Entretanto, essas organizações devem designar um empregado que será responsável por colocar em prática os objetivos previstos na NR 5. Essa regra vale para qualquer atividade ou tamanho de empresa (inclusive aquelas que têm apenas um funcionário).

Advertência, suspensão e desligamento

Apesar de todos os esforços para atrair e manter talentos na organização, situações inesperadas e negativas podem surgir. Nesse caso, o empregador tem alguns recursos à disposição, previstos na lei, como a advertência e a suspensão. O ideal é não precisar recorrer a esses instrumentos, tomando atitudes preventivas. Porém, se eles forem necessários, podem ser adotados com moderação e senso de justiça.

O objetivo da advertência, que pode ser verbal ou escrita, é alertar o funcionário sobre um comportamento ou falha que não deve ser cometido no ambiente de trabalho. Espera-se que, com isso, ele corrija a postura, evitando a recorrência. A suspensão, por sua vez, já é uma penalidade, aplicada em casos de falta grave ou descumprimento das regras da empresa ou do contrato de trabalho.

Há, ainda, outra punição mais sever relativa às relações de emprego: a demissão por justa causa. Mas, para recorrer a esse instrumento, é necessário fundamentar a decisão apresentando provas das faltas graves praticadas pelo trabalhador ou dos itens do contrato de trabalho que foram descumpridos. Para evitar problemas legais, antes de aplicar qualquer tipo de penalidade ao empregado, consulte um profissional especializado, capaz de orientar a empresa adequadamente.

Obrigações principais e acessórias

Além de gerenciar a relação entre funcionários no ambiente de trabalho, a área deve cumprir uma série de exigências, que englobam o pagamento de valores devidos aos empregados e de encargos trabalhistas e sociais (obrigações principais). Outra responsabilidade é fazer a transmissão de um conjunto de informações que devem ser prestadas regularmente (obrigações acessórias).

Nas obrigações principais entram itens como salário, recolhimento do INSS, depósito do FGTS, benefícios, PIS/Pasep, entre outros encargos. Como obrigações acessórias, destacam-se declarações como Relação Anual de Informações Sociais (Rais) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), por exemplo.

Todas essas exigências devem ser cumpridas dentro do prazo correto, por isso, mesmo quando o serviços for realizado por assessoria contábil especializada, é importante que as empresas se organizem para enviar as informações com antecedência, de modo que não ocorram atrasos. É comum que os escritórios de contabilidade treinem funcionários das organizações para consolidar processos corretos e ajustados às regras legais.

Fonte: Contas em Revista.

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