Empreendedorismo
Quando e como trocar de contador
Saiba como funciona o processo de trocar de contador, o que é necessário e o momento certo para esse processo.
Mar 6, 2025
A troca de contador até pode parecer um processo complicado, mas na prática é muito mais simples do que muitos empresários pensam. Se o atual contador da sua empresa não atende às expectativas, ou se você pensa que o valor pago não corresponde aos serviços prestados, ou simplesmente quer migrar para a contabilidade online, é possível trocar de contador sem muitas burocracias.
Neste artigo, abordaremos o processo para a troca de contador, incluindo custos, documentação necessária e ainda falaremos sobre o processo na Receita Federal e na Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios (Redesim).
Posso trocar de contador?
Sim! Qualquer empresa pode trocar de contador, independente do momento. Não existem exigências legais que obriguem uma empresa a manter os serviços de um escritório de contabilidade específico.Porém, deve-se verificar as cláusulas contratuais que definem multas ou prazos de rescisão contratual relativos à serviços contábeis.
Se você tem insatisfações com relação ao seu contador atual, trocar de contador pode ser a melhor alternativa para a otimização da gestão financeira e fiscal do seu negócio.
Como funciona a troca de contador? É simples?
O processo para troca de contador pode ser considerado simples e feito em poucos passos. O ponto importante é garantir que a transição seja realizada de forma organizada, a fim de evitar problemas na entrega das obrigações fiscais.
Etapas básicas da troca de contador:
Verifique seu contrato atual: se houver um contrato ainda em vigência, verifique as condições para a rescisão.
Escolha um novo contador: pesquise as opções que mais se adequam às suas necessidades, e escolha um profissional ou escritório de contabilidade confiável.
Solicite a documentação necessária: solicite ao contador atual todos os documentos necessários para a transição.
Comunique formalmente a troca: avise sobre o encerramento dos serviços ao contador atual.
Atualize a Receita Federal e a Redesim: faça as alterações nos sistemas dos órgãos fiscais e administrativos.
Quanto custa para trocar de contador?
Depende! Os custos para trocar de contador vão variar conforme o escritório ou contador escolhido, e o nível de complexidade dos serviços prestados. Os fatores que podem influenciar o custo, incluem:
Multas contratuais: quando o contrato de prestação de serviços possui cláusula de fidelidade, pode haver taxa de rescisão.
Taxas administrativas: algumas contabilidades podem fazer a cobrança de taxas para disponibilizar os documentos ou fazer a transferência.
Honorários do novo contador: o valor do novo contador vai depender de quais serviços foram contratados.
Ainda assim, muitas empresas de contabilidade online cuidam de determinados processos sem custos adicionais.
Passo a passo para trocar de contador
Analise as cláusulas do contrato atual
Defina um novo contador
Requisite os documentos necessários
Envie o comunicado de desligamento
Atualize a Receita Federal e a Redesim
Formalize a transferência de responsabilidade técnica
Inicie os trabalhos com o novo contador
Como fazer a transferência de responsabilidade de contador?
A transferência de responsabilidade contábil acontece quando o novo contador assume a escrituração fiscal e contábil de determinada empresa. O processo de transferência é oficializado por meio de um documento chamado Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica, e deve ser assinado tanto pelo contador atual quanto pelo novo profissional.
Esse processo deve ser feito de forma profissional e organizada. De preferência, o contador atual deve ser comunicado através de uma carta formal e requerer todos os documentos essenciais para a transição.
Além disso, é sempre bom lembrar que todos os órgãos reguladores como Receita Federal, Junta Comercial e outros, precisam ser atualizados com os dados do novo contador.
Quais documentos devo solicitar para trocar de contador?
Para efetivar a troca de contador, é fundamental receber todos os documentos contábeis da sua empresa e garantir que não existem pendências ou problemas na continuidade do serviço.
Documentos que devem ser solicitados:
Certidões Negativas de Débitos (Receita Federal, Estadual e Municipal)
Contrato Social e Alterações
Declarações Fiscais (DCTF, SPED, ECF, EFD, etc.)
Folha de Pagamento e Obrigações Trabalhistas
Guias de Impostos Pagos
Livro Diário e Razão
Relatórios Contábeis e Balancetes
Os documentos citados acima são essenciais para que o novo contador dê continuidade à gestão contábil da empresa sem erros ou informações incorretas.
Como fazer o comunicado de troca de contador?
A forma ideal para oficializar a troca de contador é por meio de uma carta de desligamento enviada ao contador atual. A carta deve ter os seguintes dados:
Nome da empresa e CNPJ
Nome do contador ou escritório atual
Data do desligamento
Solicitação de documentos pendentes
Assinatura do responsável legal pela empresa
Essa carta serve para garantir que o processo seja transparente e evitar problemas futuramente.
Como informar a troca de contador na Receita Federal?
Na Receita Federal, a troca de contador é feita através da DCTFWeb e do e-CAC. Deve ser realizado o cadastro do novo contador, como responsável técnico da empresa. Isso pode ser feito eletronicamente, sem necessidade de comparecimento presencial.
O novo contador vai realizar a atualização usando o Certificado Digital da empresa e acessando o portal da Receita Federal.
Como alterar o contador na Redesim?
Na Redesim, a alteração do contador é feita junto à Junta Comercial. Essa mudança pode ser realizada por meio de um processo de alteração contratual, quando necessário.
O novo contador pode acessar a plataforma da Redesim para atualizar as informações de representação contábil da empresa.
Modelo de solicitação de documentos para trocar de contador
[Nome da empresa]
CNPJ: [Número do CNPJ]
Endereço: [Endereço completo]
Para: [Nome do escritório ou contador atual]
Assunto: Solicitação de documentos para transferência contábil
Prezado(a) [Nome do contador],
Gostaríamos de oficializar nossa solicitação de transferência contábil e solicitar a entrega dos documentos essenciais para assegurar a continuidade dos serviços com nosso novo contador.
Agradecemos pelo suporte oferecido até aqui e pedimos que os seguintes documentos sejam enviados até [data desejada]:
Livro Diário e Razão
Balancetes e Demonstrações Contábeis
Declarações fiscais entregues (DCTF, ECF, SPED, etc.)
Certidões Negativas de Débitos
Documentação trabalhista e folha de pagamento
Desde já, agradecemos pela atenção e contamos com a colaboração para uma transição tranquila.
Atenciosamente,
[Nome do responsável]
[Cargo]
[Contato]
Vale a pena trocar de contador?
Sim! Se você estiver insatisfeito com sua contabilidade atual, e deseja migrar para um novo contador, ou para uma contabilidade online rápida e eficiente. O processo de troca de contador é simples, mas é necessário ter organização para garantir que seja uma transição tranquila e sem danos para a empresa.
