As 4 funções administrativas de uma empresa

A administração é uma ciência essencial no funcionamento de todas as organizações, independente do porte da empresa ou do seu ramo de atividade. São, 4, as funções administrativas básicas para garantir a eficiência e eficácia no uso dos recursos e realização de objetivos organizacionais.

Aqui neste artigo, vamos explicar as funções básicas da administração de uma empresa, e como colocá-las em prática, além da importância de cada uma dessas funções no contexto da administração moderna.

Planejamento estratégico

Existem 4 funções administrativas básicas que os empreendedores precisam ter conhecimento, e aplicar no negócio. Para esse processo, é possível contar com os colaboradores e algumas ferramentas para facilitar as tarefas e otimizar os processos, porém as decisões estratégicas são responsabilidade dos diretores e gestores.

O planejamento estratégico é a etapa em que se definem os objetivos do negócio, e com recursos organizados eles ficam mais fáceis de serem atingidos. Gerenciar uma empresa não é somente injetar dinheiro, é necessário principalmente a definição de objetivos e direcionamento assertivo.

Com os 4 conceitos das funções administrativas, os objetivos ficam mais simples de serem alcançados, e mostraremos como aplicá-los de forma prática na sua empresa.

Quais são as 4 funções administrativas?

As funções administrativas foram definidas por Henri Fayol, um pioneiro das teorias da administração e são aceitas como fundamentos da gestão organizacional. Cada uma das funções exerce um papel essencial e complementar na gestão da organização.

Essas funções são ferramentas para auxiliar o gestor a administrar a empresa, sendo elas:

• Planejar;

• Organizar;

• Dirigir;

• Controlar.

Veremos abaixo, o que cada uma das 4 funções administrativas significa, e como elas funcionam no ambiente da empresa.

1. Planejar

A primeira função é a base de todas as outras. O planejamento envolve a definição dos objetivos específicos e a elaboração de estratégias para alcançá-los. Com o planejamento, se estabelece o que precisa ser feito e como será feito.

Para colocar em prática a função de planejar, é necessário definir os objetivos SMART, que são objetivos: específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com tempo definido, isso vai garantir foco e clareza.

A seguir, realize uma análise SWOT, que é a análise das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças para compreender o ambiente externo e interno.

Por último, é necessário desenvolver os planos de ação. Crie planos detalhados, com a descrição das etapas, recursos necessários e cronogramas para alcançar os objetivos. A partir de um planejamento eficaz, é possível alinhar as atividades da organização com sua missão e visão, reduzindo os riscos e aumentando as chances de sucesso.

2. Organizar

Após a definição do plano, é necessário organizar os recursos necessários para implementá-lo. Isso inclui a criação de estrutura organizacional que sustente a estratégia feita no planejamento, uma alocação eficiente de recursos financeiros e de pessoal.

Nessa etapa, defina a estrutura da organização, se será divisional, matricial ou funcional, conforme os objetivos definidos. Logo após, atribua responsabilidades a cada indivíduo da equipe para garantir clareza nas funções e evitar acúmulo de tarefas.

Por fim, distribua os recursos de maneira eficiente e evite desperdícios, a fim de garantir que cada departamento ou equipe tenha tudo o que é necessário para alcançar os objetivos. Com uma boa organização, a coordenação dos departamentos promove uma comunicação efetiva e garante que a equipe esteja alinhada com as metas da empresa.

3. Dirigir

A terceira função é a de dirigir, o que envolve influenciar e liderar as pessoas para trabalharem de maneira eficiente na execução dos planos. Para essa função é necessário ter habilidades de motivação, liderança e comunicação com a equipe, para garantir que todos trabalhem de forma comprometida na realização das tarefas.

Para executar essa função, o primeiro passo é adotar diferentes estilos de liderança, como a autocrática, democrática, liberal e outras, conforme o perfil da equipe.

Além disso, é necessário estabelecer canais claros e eficazes de comunicação, que favoreçam a troca de informações. Outro ponto é usar incentivos financeiros e também não financeiros como forma de reconhecimento, o que resultará em um aumento da produtividade e uma melhoria na realização dos objetivos da empresa.

O setor que pode auxiliar a organização a elaborar essas estratégias internas é o endomarketing, sendo o marketing voltado para dentro, para os colaboradores.

4. Controlar

A quarta e última função é a de controlar, com ela, se garante que os objetivos planejados serão alcançados, e envolve a mensuração do desempenho, comparação com os padrões definidos e também a correção de desvios dos planos.

Para essa função, use KPIs ou indicadores chaves de desempenho muito definidos para medir o progresso dos objetivos. Também é importante implementar relatórios que possibilitem a análise frequente desse desempenho.

Tenha proatividade no ajuste das estratégias, processos e recursos se o desempenho estiver abaixo do esperado. Com um controle eficiente, pode-se identificar problemas antes que eles fiquem críticos, o que permitirá ajustes mais ágeis e garante uma organização no caminho certo.

Por que as 4 funções administrativas são importantes?

As 4 funções são fundamentais para o êxito de qualquer organização, pois proporcionam uma estruturação orientada para a tomada de decisão, alinhamento dos esforços da equipe com mais eficiência, além de promover o crescimento de maneira sustentável. Outro ponto importante é que as funções ajudam a minimizar riscos e incertezas, trazendo um ambiente mais estável e presumível.

Quando se integram as 4 funções administrativas (planejar, organizar, dirigir e controlar), de maneira coerente, as empresas respondem de forma mais eficaz às mudanças de mercado, adaptam-se às oportunidades e enfrentam desafios de maneira mais estratégica.

Como integrar as funções de gestão?

Os diferentes perfis de liderança podem incluir administradores sem o perfil de líder, ou aqueles cativantes para a equipe, porém não têm organização para pôr em prática os objetivos definidos.

Dificilmente uma única pessoa será capaz de organizar, planejar, dirigir e controlar simultaneamente as metas da empresa, então, é necessário trabalhar as capacidades únicas de cada colaborador, e tentar harmonizá-las para o melhor desenvolvimento da equipe e seus objetivos.

Considerações finais

As 4 funções administrativas são o pilar para uma gestão eficaz, elas são processos independentes e quando são realizados da maneira correta, geram uma empresa bem-sucedida e mais forte. Para isso, é necessário entender que o ritmo das organizações está cada vez mais dinâmico e competitivo, e dominando essas funções a chance de alcançar o maior nível de sucesso se torna maior.

Ficou com dúvidas ou precisa de assessoria contábil? Fale com um de nossos especialistas!