IRRF na folha de pagamento: como entender e calcular

Dentre os mais de 70 tipos de contribuição existentes no Brasil, incluindo impostos federais, estaduais e municipais, fica difícil a população ter conhecimento de todos. Entre os tributos, taxas e impostos, o IRRF, ou Imposto de Renda Retido na Fonte, é um dos tributos de maior relevância no sistema tributário brasileiro.

Aqui neste artigo, vamos explorar o que é o IRRF, qual a legislação que dispõe sobre esse imposto, os casos específicos, os cálculos e os cuidados necessários ao realizar o cálculo.  

O que é o IRRF?

O Imposto de renda retido na fonte, ou IRRF, é um tributo recolhido pelas empresas quando o salário de algum colaborador, ultrapassa o valor de R$ 2.824,00. Para as Pessoas Jurídicas, é cobrado o IRPJ conforme alguns critérios da Receita Federal.

Esse imposto é uma modalidade de recolhimento antecipado do Imposto de Renda, em que a fonte pagadora, como bancos, empregadores e outros, abatem o imposto de maneira direta na origem dos rendimentos pagos ou creditados a uma pessoa física, ou jurídica. A base de cálculo varia conforme a natureza dos rendimentos(salários, aluguel, serviços prestados, e outros).

Em casos de trabalhadores assalariados, o IRRF se calcula com base em uma tabela progressiva do IR, definida pela Receita. Essa tabela é ajustada anualmente, e considera faixas de rendimento mensais, aplicando alíquotas variáveis entre 7,5% a 27,5%, conforme o valor do salário, e pode ter deduções em casos de dependentes e demais despesas permitidas pela legislação.

IRRF e o Decreto 9.850/18

O Decreto 9.850 de 25 de junho de 2018, dispõe sobre a regulamentação do Imposto de renda retido na fonte no Brasil, ele determina as normas e procedimentos da retenção de imposto na fonte pagadora de diversas formas de rendimentos, tais como: salários, aluguéis, prêmios, aposentadorias e outros.

No decreto, são detalhadas algumas especificações, dentre elas:

Responsabilidade do pagador

Determina que as fonte pagadora é responsável pela retenção e recolhimento do IRRF, assim como a entrega das informações e declarações aos órgãos competentes de fiscalização.

Regulamentação da progressão da tabela

Reitera o uso da tabela mensal progressiva para calcular o imposto sobre os rendimentos sujeitos à tributação.

Regras específicas de determinados rendimentos

Estabelece as regras diferenciadas para o cálculo do IRRF sobre rendimentos advindos de juros sobre o capital próprio, e outros rendimentos não tributados na base dos salários.

Multas e penalidades

Define as penalidades para a não retenção ou não recolhimento do IRRF conforme as normas e prazos determinados.

O Decreto é uma forma de atualização das normas já existentes, e dá um direcionamento detalhado sobre a retenção correta e o recolhimento do IRRF.

Como calcular o IRRF na folha de pagamento?

O cálculo do IRRF na folha de pagamento de funcionários é uma tarefa fundamental na garantia da conformidade fiscal e evitar problemas com o fisco. São necessárias algumas etapas para calcular, e utilizar a tabela progressiva do IR, levando em conta os valores de salário e deduções permitidas.

Passo a passo para calcular o IRRF

1° passo: Calcular o salário bruto

Nessa etapa é necessário considerar o valor total do salário bruto do empregado, inclusive adicionais como comissões ou horas extras.

2° passo: Subtraia as deduções autorizadas

Desconte do salário bruto, os valores de contribuição do INSS, e demais deduções legais como dependentes, pensão alimentícia, caso haja.

3° passo: Determine a base de cálculo

O valor do resultado após todas as deduções é a base de cálculo do IRRF.

4° passo: Aplicar a alíquota correspondente

Use a tabela progressiva, com base na base de cálculo obtida, e aplique a alíquota correspondente (lembrando que pode variar de 7,5%, 15%, 22,5% até 27,5%).

5° passo: Subtraia a parcela a deduzir

A tabela progressiva de IR também oferece uma parcela a deduzir, deve-se subtrair o valor obtido após a aplicação da alíquota.

6° passo: Resultado do Imposto de Renda Retido na Fonte

O valor final após esses passos é o IRRF a ser retido diretamente na fonte.

Para melhor compreensão, se, por exemplo, um funcionário tem um salário bruto de R$ 5.000,00 com uma contribuição do INSS de R$ 600,00, e dedução por dependente de R$ 189,59, a base de cálculo seria de R$ 4.210,41, aplicando a alíquota de 15% e subtraindo a parcela dedutível de R$ 354,80, então, o IRRF retido seria de R$ 277,76.

Quais são os casos específicos e o que fazer?

Alguns casos do cálculo de IRRF são específicos, e demandam uma atenção especial, vamos falar sobre os principais.

Rendimentos acumulados

Isso acontece quando o contribuinte recebe rendimentos acumulados, como em ações trabalhistas, e a tributação é realizada de forma diferente, considerando o regime de competência.

Aposentadorias e pensões

Nos benefícios de aposentadorias e pensões para pessoas com idade acima de 65 anos, há isenção adicional para uma parte do rendimento.

Rescisão contratual

O cálculo do IRRF sobre rescisões contratuais inclui verbas acessórias, e seguem regras para essa modalidade de pagamento.

Juros sobre capital próprio

Para empresas com distribuição de juros sobre capital próprio para seus acionistas, o cálculo deve ser feito seguindo regras específicas disponibilizadas pela Receita Federal, e quando necessário, deve-se consultar especialistas em contabilidade como a equipe da Facilite.

Cuidados necessários ao calcular o IRRF

A fim de garantir o cálculo correto do IRRF, é necessário seguir cuidados importantes, como:

Se manter atualizado

As legislações tributárias são dinâmicas e mudam constantemente, dessa forma, pode haver atualizações até anuais da tabela progressiva e das deduções permitidas. Portanto, é fundamental acompanhar essas atualizações.

Usar sistemas adequados de folha de pagamento online

Utilize softwares com atualizações periódicas, e se enquadrem nas normas e legislações vigentes.

Verificar documentos e deduções

Se certifique que todas as deduções estejam documentadas e sejam legítimas, e evite problemas com o fisco.

Cuidado com prazos de recolhimento

O recolhimento do IRRF deve ser feito mensalmente, até o último dia útil do mês, posterior ao da retenção. Não cumprir os prazos específicos resulta em juros e multas.

Consultoria especializada

Em casos de maior complexidade, como grandes volumes de rendimentos ou acumulados, é fundamental contar com uma consultoria especializada.

Considerações finais

O Imposto de Renda Retido na Fonte ou IRRF, é fundamental na conformidade fiscal para empresas e trabalhadores do Brasil. Conhecer esse imposto e as normas definidas pelo decreto que o baseia, assim como os cuidados necessários para evitar problemas com a Receita, é essencial para garantir que as obrigações tributárias se cumpram de maneira eficiente e correta.

Adotar boas práticas no cálculo do IRRF é essencial para a saúde financeira de uma empresa, e também para sua boa reputação.

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