O cumprimento de obrigações fiscais e tributárias impõe às empresas um elevado custo, englobando tanto o pagamento direto dos tributos (obrigações principais) quanto a realização e transmissão de registros (obrigações acessórias).

Para 96% dos empresários brasileiros, a alta carga tributária e a complexidade do sistema de arrecadação impedem a expansão dos negócios, de acordo com pesquisa feita pela Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) e pelo Serviço de Proteção ao Crédito (SPC), em parceria com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae).

Outro levantamento, feito pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), revela que desde a promulgação da Constituição Federal, em 1988, já foram editadas e publicadas mais de 5,4 milhões de normas legislativas – o equivalente a quase 800 normas por dia útil. Em meio a esse emaranhado de regras e normas é que surgem as dúvidas e as dificuldades enfrentadas pela gestão.

Atenção com as notas fiscais

As notas fiscais estão entre os documentos mais importantes da gestão fiscal e tributária da empresa, pois registram a realização de vendas e compras e, também, a tomada e a prestação de serviços. Todos os dados relativos a essas operações estão detalhados nas notas, por isso, elas são indispensáveis à apuração dos impostos devidos.

Se, no passado, a emissão desses documentos era feita sem muito controle do fisco, hoje já não se pode dizer o mesmo. Com o processo de digitalização, chegando aos órgãos do poder público, fica mais fácil fazer o cruzamento de dados e identificar inconsistências. Portanto, a empresa não pode abrir mão do lançamento de notas, e deve, sempre, encaminhá-las ao contador.

Essas notas viabilizam o cálculo das obrigações principais e o envio das acessórias, a serem realizados pela contabilidade. Para isso, os registros de entrada e saída de notas precisam ser rigorosos, pois qualquer detalhe que deixe de ser apurado pode provocar pagamento equivocado de imposto ou erros na transmissão de informações, situação que pode originar autuações e multas.

Por exemplo, quando a organização contrata prestadores de serviços, deve solicitar a nota fiscal correspondente, de tomada de serviços. Os dados relativos à prestação de serviços podem ser identificados imediatamente, por meio da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) e, caso não haja nota fiscal correspondente, a empresa pode ser multada.

Outra ocasião que requer o lançamento de notas fiscais é a aquisição de bens tangíveis, como móveis, equipamentos, veículos e outros itens necessários para a manutenção das atividades da empresa. Essas são chamadas notas fiscais dos ativos, fundamentais à apuração do patrimônio da organização. Esse tipo de documento fiscal precisa ser preservado permanentemente ou pelo tempo em que a empresa detiver a posse do bem.

Rotina aliada com a contabilidade

Praticamente todos os processos geram informações relativas às áreas fiscal e tributária. Afinal de contas, o ciclo de atividades de uma empresa costuma se iniciar com a entrada de matéria-prima e insumos que serão processados para serem entregues ao cliente final na forma de produtos ou serviços. Perceba que, de uma ponta a outra, são movimentados recursos, e todos eles acarretam algum tipo de obrigação a ser executada, principal ou acessória.

Quando os processos não são bem controlados, aumentam os riscos, o que prejudica desde a gestão do negócio até o pagamento dos impostos. Para evitar essas situações, é importante que os processos sejam definidos criteriosamente e detalhados em manuais que estejam à disposição dos colaboradores e gestores.

Antes disso, entretanto, é fundamental alinhar essas rotinas com a contabilidade. O escritório contábil saberá orientar quais dados precisam ser registrados e transmitidos em cada etapa, podendo contribuir, inclusive, com o treinamento dos colaboradores internos. Essa prática ajuda a mitigar erros.

Outro cuidado importante é a utilização de ferramentas tecnológicas, como softwares de gestão, que possibilitam a automatização de processos, reduzindo custos a longo przao, diminuindo a ocorrência de retrabalhos e garantindo o controle sobre as informações.

Fonte: Contas em Revista.

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