Você sabe o que significa um termo de responsabilidade no segmento da Contabilidade e qual sua relevância para o Contador?
Já falamos aqui no blog sobre os passos necessários para se montar um escritório de contabilidade. Na lista de documentos fundamentais não incluímos o termo de responsabilidade e por isso o faremos aqui.
Nesse artigo vamos abordar o que é o termo de responsabilidade, qual sua importância e principalmente os 5 principais cuidados que todo Contador e Escritório de Contabilidade devem ter para se manterem protegidos de acordo com a Lei.
O que significa um termo de responsabilidade?
É um documento onde se define atribuições e responsabilidades das partes envolvidas, neste caso, contadores e clientes. Chama-se responsabilidade solidária, de acordo a Lei número 10.406, de janeiro de 2002, voltada para a atividade contábil. Trata-se de um documento obrigatório e fundamental que deverá ser elaborado para cada cliente.
Qual a importância para o contador?
A importância de se elaborar e assinar um termo de responsabilidade é proteger o contador e mantê-lo isento de responsabilidade caso seu cliente pratique atos dolosos, de tal forma que cause danos a terceiros. A exemplo disso podemos citar o caso do cliente não fornecer documentos dentro de um prazo determinado ou mesmo passar informações incorretas que venham a prejudicar recolhimento de impostos ou lançamentos em folha de pagamento.
Portanto, o principal objetivo desse documento é estabelecer regras, limites, responsabilidades, tudo de forma clara. Ele serve ainda de inibidor de práticas indevidas, ainda que o cliente não faça nada propositalmente, auxilia a nortear suas ações.
Preparando o termo de responsabilidade
Quanto ao modelo do termo de responsabilidade, recomenda-se que, mesmo que o contador ou o escritório de contabilidade busque um modelo que ele seja apenas para formatar, pois é imprescindível que o documento seja personalizado em função do perfil de cada cliente com suas respectivas demandas e rotinas.
Os profissionais contábeis que atuam com o segmento de escrituração de micro e pequenas empresas podem aderir à carta de responsabilidade de administração.
No entanto cabe observar que não basta somente a elaboração e assinatura do termo de responsabilidade como garantia e proteção jurídica para o contador. Existem algumas observações importantes a ressaltar e alguns cuidados precisam ser adotados. A seguir citaremos os 5 mais importantes itens que deve conter num termo de responsabilidade.
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Cuidados ao se elaborar o termo de responsabilidade para o contador:
1º. Além dos dados habituais de identificação das duas empresas em questão, tais como CNPJ, razão social, nome dos sócios, etc, é fundamental registrar o período de abrangência do termo, sendo que o ideal seria a renovação do mesmo anualmente.
2º. Cláusula contratual que deixe claro que em caso de quebra de qualquer uma das condições preestabelecidas no termo, os serviços contábeis serão suspensos até que o cliente regularize a situação.
3º. Informar ao cliente que o escritório contábil não se responsabiliza pela perda dos prazos legais para envio de documentações fiscais bem como por informações passadas erradas ou incompletas, que impactem no bom andamento da prestação de serviços contratada.
4º. Que o escritório não se responsabiliza pela má administração dos recursos financeiros do empreendimento e se isenta de todo e qualquer dano causado a terceiros, tais como fornecedores e funcionários.
5º. E por fim, uma cláusula que desvincula o contador de responsabilidade nos casos de má-fé do empresário ou de qualquer funcionário de sua empresa.
Observações relevantes:
- Protocole os documentos recebidos do cliente e, se fizer uso de um sistema de integração contábil, busque maneiras eficientes de arquivamento digital de tais documentos, para que tenha como comprovar, caso necessário, todos os trâmites.
- Toda e qualquer demanda habitual ou eventual deve ser feita por escrito, via e-mail, por exemplo, e o mesmo mantido como documentação digital, para segurança das partes.
- Além do termo de responsabilidade, a empresa pode e deve ainda contratar um seguro de responsabilidade civil. Afinal, se mesmo com essas precauções, você tiver problemas, o seguro protege seu patrimônio.
- Em caso de indícios de crime por parte do cliente, como lavagem de dinheiro, por exemplo, cabe ao escritório denunciar, isentando-se dessa forma de possível alegação de compactuação com atos ilegais.
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