Para uma boa relação entre a empresa e a contabilidade responsável pelo negócio, é importante ter uma boa comunicação. Quer saber como estar em dia com a Contabilidade da sua empresa? Veremos aqui quais ações são necessárias para isso.
Até pouco tempo, o uso de malotes de documentos era algo comum na rotina dos escritórios de contabilidade. Os clientes guardavam comprovantes importantes, como duplicatas, boletos e impostos para enviá-los – uma vez por semana, a cada 15 dias ou no fim do mês – às assessorias.
Com o avanço tecnológico, outras possibilidades surgiram e até mesmo o cumprimento de obrigações acessórias passou a ser feito em ambiente digital.
Hoje os clientes podem encaminhar uma série de informações por sistemas integrados, programas de transferência de arquivos e aplicativos para troca de mensagens.
De um jeito ou de outro, o importante é que as informações estejam corretas e sejam encaminhadas com agilidade e tempestividade.
Sem conflito para estar em dia com a contabilidade da sua empresa
Mais importante do que o meio escolhido para o envio dos documentos é o cuidado de controlar corretamente as informações, alerta o diretor do Sindicato dos Contabilistas de São Paulo (Sindcont-SP), Claudinei Tonon. Ele comenta que um problema ainda comum é que as empresas, sobretudo as de pequeno porte, nem sempre concentram todas as movimentações bancárias na conta da pessoa jurídica, ou seja, o proprietário do negócio realiza pagamentos ou recebe valores também em sua conta corrente pessoal.
O vice-presidente de Relações Institucionais do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRC-RS), Celso Luft, explica que essa prática fere o Princípio da Entidade, que define que os recursos da pessoa física não se misturam com o da pessoa jurídica, preservando assim o patrimônio da organização. ]
Ele orienta os empresários a fazerem retiradas da conta jurídica somente por meio do pró-labore ou lucro, que deve ser apurado previamente.
Ignorar essa recomendação, além de prejudicar o controle financeiro, pode gerar inconsistências nos cruzamentos de informalçoes feitos pela Receita Federal.
Por exemplo, semestralmente os bancos devem emitir a e-Financeira, uma declaração em que são informados os débitos e créditos totais ocorridos em contas bancárias de pessoas físicas e jurídicas.
Se os pagamentos e retiradas são feitos ora em uma, ora em outra conta, não é difícil imaginar que o saldo pode não bater com outras declarações importantes, como as de Imposto de Renda.
Por isso, o controle precisa ser cada vez mais cuidadoso, já que os mecanismos de análise do fisco também são constantemente aprimorados.
Aliás, é graças à evolução nos sistemas que as empresas de contabilidade atualmente conseguem agilizar muitos processos sem nem mesmo depender do envio de dados por parte dos clientes.
É o caso, por exemplo, da importação de arquivos XML, o que pode ser feito diretamente do site das Secretarias de Fazenda estaduais (SEFAZ).
Dessa forma, o profissional tem acesso a todas as compras realizadas pela empresa, bastando fazer a conferência das informações para verificar se há alguma divergência.
Relação de documentos para estar em dia com a contabilidade da sua empresa
Existe um conjunto de documentos e relatórios que devem ser encaminhados para as assessorias contábeis todos os meses.
Veja, abaixo, quais são eles:
Documentos Trabalhistas:
- Recibos de pagamentos (salários, pró-labore, benefícios, férias, 13º salário, etc.);
- Relação de serviços prestados por autônomos;
- Guias de contribuições (INSS,FGTS e contribuições sindicais);
- Documentos relativos a contratação e demissão;
- Atestados de saúde.
Documentos Fiscais:
- Notas fiscais de entrada e de saída;
- Notas de conhecimento de transporte;
- Arquivos eletrônicos (XML) de notas fiscais;
- Comprovantes de pagamento de impostos.
Documentos Contábeis/Financeiros
- Extrato bancário contendo registro das movimentações do mês;
- Relatório de movimentação bancária;
- Contratos de prestação de serviços;
- Recibos de pagamentos e despesas;
- Movimentação de aplicações financeiras (investimentos e resgates);
- Relatório do fluxo de caixa;
- Pagamentos aos fornecedores.
Estoques
- Controle de estoque;
- Inventário.
Dependendo da atividade ou da situação, podem surgir outras exigências. Além disso, qualquer notificação recebida pela empresa, tanto fiscal como trabalhista, deve ser encaminhada ao contador.
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