Fechamento de caixa: aprenda em apenas 8 passos!

Realizar o fechamento de caixa de maneira adequada é uma tarefa essencial para qualquer negócio, não importa o seu porte ou o ramo de atividade. É por meio do fechamento de caixa que você tem uma visão mais específica e transparente do fluxo de dinheiro que entrou ou saiu do seu negócio durante um determinado período.

Além disso, se o fechamento de caixa for bem executado pode auxiliar na identificação de erros, fraudes ou discordâncias de valores, garantindo a saúde financeira do seu negócio. Neste artigo vamos guiá-lo por meio de 8 passos para fazer um fechamento de caixa eficiente. Vamos lá!

Como fazer o fechamento de caixa?

Com esse passo a passo de apenas 8 etapas, você vai aprender como efetuar um fechamento de caixa de forma eficaz e evitar erros financeiros. Veremos abaixo:

1° passo:

O primeiro passo é a organização dos documentos. Antes de iniciar o processo de fechamentos de caixa, certifique-se de ter toda a documentação e materiais necessários, isso inclui o dinheiro em caixa, recibos das vendas, comprovantes de pagamento, cupons fiscais, livro de caixa, calculadora, caneta e papel.

2° passo:

A seguir, deve-se calcular o saldo inicial. Esse é o valor em dinheiro que você possui em caixa, no início das atividades do dia que será fechado. O valor deve ser registrado no livro de caixa e pode ser utilizado também como uma conferência inicial para o seu fechamento.

3° passo:

O próximo passo é registrar as entradas de dinheiro. É imprescindível registrar todas as entradas de dinheiro que aconteceram durante o período em que será fechado. Isso vai incluir todas as vendas em dinheiro, pagamentos em cartão de crédito ou débito, cheques e outras formas de pagamento. Anote todos os valores de forma detalhada e separada, em um livro caixa ou planilha.

4° passo:

Registre todas as saídas de dinheiro que aconteceram durante o período. Incluindo pagamentos a fornecedores, despesas de operação, retiradas feitas pelo dono ou colaboradores, e outros. Essas informações sobre valores de saída também devem ser inseridos em uma planilha ou no livro caixa.

5° passo:

Após o registro das entradas e saídas de dinheiro, calcule o saldo final. Como fazer isso? subtraia as saídas das entradas, e o resultado é o saldo restante, esse valor será o reflexo do valor real que você tem em caixa no final do período apurado.

6° passo:

O sexto passo é a conciliação de documentos. A conciliação é a comparação dos valores registrados no livro de caixa com os documentos físicos, tais como recibos de vendas, comprovantes de pagamento e cupons fiscais. É de extrema importância se certificar que os valores batem, e que não existem diferenças significativas, porém se houver, será necessária uma revisão detalhada para identificação de possíveis erros ou fraudes.

7° passo:

O penúltimo passo é a análise dos resultados. Após a conciliação, analise os resultados do seu fechamento de caixa, confira se os valores estão segundo as expectativas e com o histórico financeiro da sua empresa. Nesse momento, identifique padrões, tendências ou qualquer outro ângulo que possa ser importante para a tomada de decisões no futuro.

8° passo:

O último e oitavo passo é o arquivamento documentos. Arquive toda a documentação relacionada ao fechamento de caixa, de forma organizada e segura. Todos os documentos serão úteis para consultas futuras, auditorias ou na resolução de problemas que possam surgir.

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Qual a fórmula usada para fazer o fechamento do caixa?

Para realizar o fechamento de caixa não existe fórmula matemática específica, porém, existe um processo para registrar e reconciliar valores de entrada e saída do dinheiro no período que se deseja obter a informação.

Apesar disso, são feitos alguns cálculos básicos que podem ser aplicados durante o fechamento de caixa, sendo os principais os que veremos abaixo:

Saldo inicial

O saldo inicial é o valor em dinheiro que você tinha no caixa no período que será fechado. A conferência desse valor pode ser realizado fisicamente com o dinheiro disponível no caixa no início do expediente, ou através do saldo registrado no fechamento anterior.

Entradas de dinheiro

Todas as entradas de dinheiro que aconteceram no período devem ser registradas, independente da forma de pagamento. Some esses valores para ter o toral das entradas.

Saídas de dinheiro

Deve ser feito o registro de todas as saídas de dinheiro que ocorreram no período, independente da forma de pagamento, e some todos os valores para ter o total de saídas.

Saldo final

O cálculo do saldo final é realizado ao subtrair o total de saídas do total de entradas. O valor do saldo final deve estar condizente com o valor real que você possui no caixa ao final do período. Ressaltando que a fórmula exata para o fechamento de caixa depende das características do seu negócio, das formas de pagamento utilizadas, e variedades específicas.

Recomendamos que a equipe responsável pelo cálculo siga todas as políticas internas da empresa, os procedimentos e normas e regras de contabilidade aplicáveis ao seu setor.

Como evitar erros no fechamento de caixa?

Para evitar erros no fechamento de caixa é primordial que todos os registros financeiros sejam feitos de forma precisa. A seguir, daremos algumas dicas que possam ajudar a reduzir os erros durante o processo.

Organização

Tenha sempre um sistema organizado para armazenagem de recibos, comprovantes de pagamento, cupons fiscais e quaisquer documentos relativos ao fechamento de caixa, com isso, será mais fácil a conciliação e verificação posterior.

Detalhamento dos registros

Todas as entradas e saídas de dinheiro devem também ser registradas de forma detalhada e precisa. Anote a data, descrição, valor e o método de pagamento utilizado. Não use registros genéricos que possam dificultar a sua identificação no futuro.

Conferência regular

É muito importante realizar conferências periódicas ao longo do dia para comparar o saldo registrado no caixa com o valor físico em dinheiro realmente existente. Com isso, é possível identificar erros de digitação ou omissões.

Verificação cruzada

No fechamento de caixa, compare os registros internos com os documentos físicos como os recibos e comprovantes. Certifique-se que os valores estão corretos e que não tenham erros.

Separar responsabilidades

Sempre que possível, divida as tarefas do fechamento de caixa entre duas ou mais pessoas. Essa divisão de cada pessoa por tarefa, reduz as chances de erros acidentais ou propositais.

Use a tecnologia

É importante considerar a utilização de sistemas automatizados, seja para a gestão financeira ou para o registro de vendas. Essas ferramentas podem ajudar a reduzir erros nos cálculos e facilitar a conciliação de forma mais eficiente.

Treinamento e capacitação

Todos os funcionários responsáveis pelo processo de fechamento de caixa devem estar treinados e capacitados. Eles devem ter a compreensão das políticas, procedimentos e boas práticas para evitar erros e garantir a integridade dos registros financeiros.

Revisão e análise

Após o fechamento de caixa, revise e analise os resultados. Verifique qualquer padrão ou índice que possa requerer uma investigação mais aprofundada. É necessário ter atenção aos detalhes e com isso, reduzir a probabilidade de erros passarem despercebidos.

Considerações finais

É importante ressaltar que todas essas medidas são preventivas, porém, erros podem acontecer. Se forem identificados, é necessário corrigi-los o mais rápido possível e investigar a causa para evitar recorrências.

O fechamento de caixa é uma prática fundamental na garantia da transparência e da saúde financeira do seu negócio. Seguindo o passo a passo desse artigo, você terá um controle mais efetivo do seu fluxo de caixa, poderá identificar possíveis erros ou fraudes e tomar decisões com mais embasamento.

Lembre-se que a precisão e disciplina são essenciais ao realizar essa tarefa e boa sorte!

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